Suomi liitettiin internetiin marraskuussa 1988 eli runsas 20 vuotta sitten Suomen korkeakoulu- ja tutkimusverkon Funetin välityksellä. Sähköpostin käyttö alkoi 1990-luvulla ja yleisty ja laajeni voimakkaasti 1990-luvun lopusta alkaen. Nyt internetissä liikkuu miljardeja sähköposteja.
Valtaosa maailman sähköpostiliikenteestä on kuitenkin roskapostia. Vuonna 2012 roskapostin määrä sähköpostiliikenteestä tosin aleni dramaattisesti. Tietoturvayhtiö Kaspersky Lab kertoo katsauksessaan, että koko maailman sähköpostiliikenteestä roskapostin osuus vuonna 2012 oli edelleen hieman yli 72 prosenttia.
Roskapostisuodattimien kehittymisen vuoksi tavallinen roskaposti ei olekaan enää suurin ongelma tavallisen käyttäjän kannalta. Tosin roskapostinkin määrä on edelleen merkittävä, mutta suurin ongelma on sinänsä asiallisten sähköpostien lukemiseen, kirjoittamiseen ja niihin vastaamiseen menevä aika. IT-talo Atoksen tekemän sisäisen selvityksen mukaan työntekijältä kuluu viikoittain sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen pahimmillaan puolet työajasta. Työntekijät käyttävät sähköposteihin viikoittain 5-20 tuntia. Suodattimista huolimatta edelleen peräti 18 prosenttia kaikesta sähköpostiliikenteestä on roskapostia. Sähköposti nähdään myös työstressin aiheuttajana, sillä lähes 80 prosenttia kokee, että sähköpostia tulee liikaa, sen lukeminen vie liian paljon aikaa ja keskeyttää muun työskentelyn.
Sähköposti on usein tehokkaan työnteon este. Asiaa on selvittänyt Tampereen yliopiston Tauchi-yksikkö, joka tutkii ihmisen ja tietokoneen vuorovaikutusta. Viime elokuussa aloitetun tutkimuksen lopulliset tulokset selviävät ensi vuoden lopussa. Tähän mennessä on kuitenkin havaittu, että sähköpostittelu katkaisi ohjelmistotyöntekijän avokonttorityöskentelyn jopa yhdeksän kertaa päivässä ja söi aikaa kolmen ja puolen tunnin verran.
Karsimalla päivittäiset meilihetket neljään voi säästää yli kaksi tuntia. Tauchin testeissä varattiin muutama ulkopuolisilta häiriötekijöiltä suljettu työskentelyhetki päivässä ja käytettiin sen jälkeen aikaa meilien lukemiseen. Jos lukee sähköpostilaatikkoon kilahtaneita viestejä alinomaa, keskittyneeseen työskentelyyn on vaikea palata. Sähköpostin käyttöä kannattaa suunnitella. Avun kiireessä voi tuoda niin kutsuttu lautasmalli, jossa päivä jaetaan osiin sen mukaan, mitä milloinkin pitää tehdä.
Atos onkin käynnistänyt vuonna 2011 Zero Email -hankkeen, joka tähtää siihen, että kaikki 74 000 työntekijää korvaavat sisäisen sähköpostin sosiaalisen median yritysratkaisuilla. Tavoitteena on luopua sisäisestä sähköpostista vuoteen 2014 mennessä.
Epäilenpä, että tähän suuntaan on pakko kaikkien yritysten mennä. Tilalle on pakko kehittää ja myös kehittyy uusia tekniikoita ja menetelmiä.
