Pane asiasi tärkeysjärjestykseen. Eisenhowerin matriisi.

Jos sinulla on usein kiireen tunne, kannattaa joskus pysähtyä hetkeksi ja miettiä, mistä on kysymys.  Samoin jos illalla tunnet, ettet tänäänkään saanut juuri mitään järkevää aikaan, on syytä ajatella missä vika.

Työterveyslaitoksen kyselytutkimus kertoi vuonna 2016, että puolet asiantuntijatyötä tekevistä ei ehdi tehdä töitä niin hyvin kuin haluaisi. Lisäksi joka kahdeksas vastaaja koki, että omaan työhön sisältyy epäolennaisia työtehtäviä vähintään melko paljon.

Asian parantamisessa voi auttaa Eisenhowerin matriisi. Ajankäytön hallintaan on tarjolla kyllä paljon muitakin menetelmiä ja apuvälineitä.

Dwight D. Eisenhower toimi Yhdysvaltain 34. presidenttinä vuosina 1953–1961. Toisen maailmansodan aikana hän oli viiden tähden kenraali USA:n armeijassa ja toimi liittoutuneiden pääkomentajana Euroopassa.

Häneltä on kirjattu monia tunnettuja sitaatteja, kuten

Pessimismi ei ole koskaan voittanut yhtään taistelua.

Taisteluun valmistautuessani olen aina huomannut, että suunnitelmat ovat turhia, mutta suunnittelu on välttämätöntä.

Mutta ehkä kaikkein tunnetuin on hänen lauseensa: Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää. Hänen sanotaan käyttäneen tätä periaatetta menestyksekkään uransa johtoajatuksena. Eisenhowerilla oli tunnettu kyky ylläpitää tuottavuuttaan viikkoja, kuukausia ja jopa vuosikymmeniä.

Tämän periaatteen mukaan luotu priorisointimenetelmä kantaa nimeä Eisenhowerin matriisi. Tässä matriisissa työtehtävät jaetaan nelikenttään niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan.

Matriisia käytettäessä listataan ensin kaikki nykyiset ja tulevat työtehtävät sekä hankkeet, jotka vaativat aikaa ja huomiota. Sen jälkeen työt luokitellaan seuraavasti:

  • Kiireelliset ja tärkeät asiat vaativat jostain syystä välitöntä huomiota (tietokone temppuilee ja pitää korjata tai vaihtaa, tärkeä asiakas vaatii huomiota).
  • Kiireelliset ja ei-tärkeät asiat voivat olla esimerkiksi sähköpostien ja puheluiden hoitoa. Ne kannattaa hoitaa nopeasti ja mahdollisimman vähällä vaivalla ja ajankäytöllä.
  • Tärkeät ja ei-kiireelliset asiat ovat tavoitteiden ja tulosten kannalta kriittisiä tehtäviä, suunnittelua, kehittämistä, yhteyksiä tärkeisiin ihmisiin ja sidosryhmiin.Niihin on varattava niin paljon aikaa kuin mahdollista.
  • Ei-tärkeät ja ei-kiireelliset asiat ovat pääosin turhia (sosiaalinen media, Tv, nettiselailu), niistä kannattaa pyrkiä eroon kokonaan.

On syytä muistaa, että jos sinulla tuntuu olevan kiireellisiä ja tärkeitä asioita monta, et oikeastaan tiedä, mikä on tärkeää. Jokaiselle päivälle on hyvä valita vain 1–3 tärkeintä tehtävää, jotka haluaa saada valmiiksi.

Jos elämässäsi on enemmän kuin kolme prioriteettia, sinulla ei ole yhtään. Jim Collins

Kategoria(t): Menestys, Tuottavuus, Työ Avainsana(t): , , , , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *