Suunnittele huominen tänään

Joku päivä ei ole viikonpäivä. Janet Dailey

Onko sinulla liikaa aikaa?

Jos vastaat kyllä, olet todella harvinainen poikkeusyksilö. Nykyään jokainen, onko hän sitten työssä käyvä, yrittäjä tai eläkeläinen tuntuu valittavan ajanpuutetta.

Mutta ajasta ei ole puutetta. Jokaisen päivän jälkeen tulee toinen, ja näköpiirissä on aikaa vaikka kuinka paljon. Kysymys onkin asioiden priorisoinnista, ajankäytön hallinnasta ja toiminnan tehostamisesta.

Jos sinulla ei ole mitään ajatusta tai suunnitelmaa tai rutiineja ja periaatteita päiväsi varalle, sen ajankäytön ratkaisevat muut ihmiset, puhelin, sähköposti, sosiaalinen media. Ja tulokset ovat sen mukaisia. Illalla ihmettelet, mihin se aika meni, mitä tapahtui, miksi en saanut juuri mitään aikaan, miksi huomenna ovat edessä jälleen samat tekemättömät työt. Ja todennäköisesti, jos olet vähänkin tunnollinen ihminen, nukut huonosti, koska ainakin alitajunta pyörittää keskeneräisiä ja päättämättömiä tehtäviä.

Ratkaisu

Tässä tilanteessa erästä yksinkertaista perusratkaisua ongelmaan kannattaa kokeilla.

Se lähtee siitä, että on järkevintä ajatella, suunnitella ja kirjata jo edellisenä päivänä, iltapäivällä ennen töiden loppumista tai kotona illalla ennen yöhön rauhoittumista joitakin asioita seuraavan päivän varalle.

Silloin sekä tietoinen mieli että alitajunta vapautuvat painiskelemasta ratkaisemattomien valintojen ja päätösten kanssa, ja nukut yösi kunnolla ja olet aamulla valmis.

Tämä esityö on tietysti mahdollista tehdä myös heti ensimmäisenä asiana aamulla. Silloin on kuitenkin vaara, että ajaudut ennakoimattomien tapahtumien pyörteeseen jo ennen kuin ehdit tehdä sen. Mutta jos varaat siihen aikaa ennen kaikkea muuta, se onnistuu aamullakin.

Suunnittelun luonne riippuu tietysti siitä, oletko tehtävässä, jossa suurin piirtein koko päivä on jo tavallaan ohjelmoitu työn luonteen takia, tai tilanteessa, jossa pystyt hyvin pitkälle itse määrittelemään tekemisesi. Ensimmäisessä tapauksessa suunniteltavaa on työn osalta vähän ja painopiste voikin olla sen ulkopuolisissa tekemisissä.

Miten suunnitella

Päivän suunnitteluun voit käyttää joko muistikirjaa, kalenteria tai jotain digitaalista työkalua (kalenteria, tms.). Pelkkä paperinlappukin riittää.

Yksinkertaisuus on valttia ajankäytön tehostamisessakin. Jos aloittaa puhtaalta pöydältä kannattaa edetä vähitellen yksinkertaisesta hienostuneempaan.

  1. Yksinkertaisin keino saavuttaa motivaatiota lisäävää tulosta on asettaa seuraavalle päivälle vain yksi tärkeä tehtävä tai tavoite, normaalien päivän rutiinitehtävien lisäksi. Mutta sekin kannattaa kirjata ylös.
  2. Paljon käytetty keino on ns. kolmen lista, kolmen asian tehtävälista. Mietit etukäteen ja kirjaat paperille kolme tärkeintä asiaa, tavoitetta tai tehtävää, jotka haluat toteuttaa seuraavana päivänä.
  3. Seuraavaksi voikin jo kokeilla jotain kehittyneempää metodia, esimerkiksi:
    • Listaa tai merkitse päiväsuunnitelmaan kiinteät, etukäteen sidotut asiat (aikatauluun ja muiden tekemisiin sidotut asiat, kokoukset, tapaamiset, jne.), joita ei voi enää muuttaa. Kun asetat nämä asiat suunnitelmaan, varmista, että otat huomioon matka- ja mahdolliset puskuriajat.
    • Listaa kolme tärkeintä työhösi liittyvää muuta asiaa tai tavoitetta, jotka ehdottomasti haluat saada aikaan seuraavana päivänä.
    • Listaa työn ulkopuoliset, itseesi, perheeseesi, harrastuksiisi tms. liittyvät asiat, joka seuraavana päivänä pitää tai haluat hoitaa.
    • Voit sijoittaa tehtävät tärkeysjärjestykseen ja tehdä ne sen mukaan päivän mittaan tai sijoittaa läpikäydyt asiat päivän kalenteriin aikatauluun sidottujen tehtävien lomiin.
    • Kannattaa muistaa, että useimmille ihmisille sopivin aika tehdä vaikeita ja tärkeitä tehtäviä on aamupäivällä. Rutiinitehtävät on järkevintä, jos mahdollista, hoitaa vasta niiden jälkeen ja iltapäivällä.

Jos jotkut kolmesta päätavoitteestasi ovat aikaa vieviä, ne voi olla tarpeen jakaa pienempiin tehtäviin ja ajoittaa useammalle päivälle.

Jokainen voi kehittää itselleen sopivan menetelmän suunnitella ajankäyttöään ja saada tuloksia aikaan. Ohjeita ja työkaluja on paljon.

Jokainen suunnitelma on kuitenkin parempi kuin ei mitään suunnitelmaa.

Huomenna on usein kiireisin viikonpäivä. Espanjalainen sananlasku

Kategoria(t): Tavat, Tavoitteet, Tuottavuus Avainsana(t): , , , , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *