Mietitkö usein illalla, mihin tämä päivä meni, ilman että sait juuri mitään aikaan? Haluatko toimia tehokkaammin? Haluatko poistaa mielestäsi ajatteluasi häiritsevät tekemättömät työt?
Silloin kannattaa ryhtyä tekemään itsellesi tehtävälistoja. Paitsi työasioista, jotka pitää tehdä tänään, voit laatia tehtävälistoja muistakin asioista – yksityiselämä, kotiasiat, mistä tahansa – ja voit laatia listoja viikoksi, kuukaudeksi, vuodeksi ja pidemmäksikin ajaksi.
Muistimme koostuu kahdesta osasta, joista toinen, lyhytkestoinen työmuisti, on hyvin rajallinen. Kun jotkut asiat voi siirtää listalle, ei muistin enää tarvitse pinnistellä niiden parissa. Voit keskittyä paremmin juuri nyt käsillä olevaan asiaan.
Sovelluksia löytyy pilvin pimein
Tehtävälistojen laadintaan on periaatteessa kaksi mahdollista tapaa, ”tekniikkaa”. Voit käyttää hyväksesi erilaisia sovelluksia, esimerkiksi:
Kaikilla on omat hyvät puolensa. Jotkut ovat suorastaan loistavia, ainakin aluksi tuntuu siltä. Mutta ajan mittaan tulee kuitenkin kaikista esiin joitakin asioita, jotka eivät tunnu olevan oikein kohdallaan ja toisia asioita, joita tuntee kaipaavansa. Tehtävien asioiden kirjo on niin suuri, asioita on paljon ja aikaa vähän, ettei kaikille tunnu oikein löytyvän sopivaa käsittelytapaa.
Kynä ja paperi toimivat edelleen
Siksi monet siirtyvät kokeilujen jälkeen takaisin perinteiseen menettelyyn, kynään ja paperiin. Se on yksinkertainen, havainnollinen ja lista on aina tarvittaessa näkyvillä tai muokattavissa.
Mitä yksinkertaisemmin joku asia voidaan hoitaa, sitä parempi. Siksi kannattaa käyttää tehtävälistoissa kolmen sääntöä.
Kolmen lista
Kolmen sääntö tehtävälistan laadinnassa on hyvin yksinkertainen
- jokaisen aamun aluksi (tai edellisenä iltana) mieti päivä loppuun ja kysy itseltäsi: Kun päivän työt on tehty, mitkä kolme asiaa haluan tulleen tehdyksi?
- tee sama myös jokaisen viikon aluksi
Listan hyödyt
- se sopii meidän ajattelutapaamme; ajattelemme usein kolmen ryhmissä
- muistat helposti kolme asiaa, et pitkiä luetteloita
- päätät samalla mitä et tee, mitkä asiat ovat tärkeitä ja mitkä eivät, keskityt olennaiseen
- listan laatiminen tapahtuu nopeasti, se vie ehkä vain minuutin
- se auttaa sinua työskentelemään harkitummin, tarkoituksenmukaisesti, tavoitteellisesti
- se auttaa sinua määrittelemään ja löytämään rajasi, kuinka paljon haluat ja pystyt saamaan aikaan päivän aikana
Kolme asiaa on erittäin helppo pitää mielessä, ilman että niitä välttämättä pitää jatkuvasti katsoa paperilta tai tietokoneelta. Suosittelen kuitenkin paperin käyttöä listan tekemisessä. Silloin voi myös kokea välitöntä tyytyväisyyttä voidessaan vetää viivan loppuun suoritetun tehtävän yli.
Ei sovi minulle?
Moni varmaan ajattelee, että eihän tuo minulle sovi, minulla on päivän mittaan paljon enemmän tehtäviä kuin kolme. Näin varmaan on kaikilla, mutta ideana onkin vain löytää ja listata ne kolme päivän (tai viikon, kuukauden, vuoden) tärkeintä asiaa, joihin päähuomio pitää keskittää. Juoksevat välttämättömät työt ja tehtävät on joka tapauksessa hoidettava.