Oletko tehtävälista- henkilö? Eli suunnitteletko päivittäisiä tai viikoittaisia asioitasi tehtävälistojen, to-do- listojen avulla?

Asioiden, töiden ja tehtävien, tekemisen suhteenkin meitä ihmisiä on monenlaisia. Toiset ovat tai pyrkivät olemaan kaikessa hyvin järjestelmällisiä, he eivät tule toimeen ilman tehtävälistoja ja niitä tukevia digitaalisia sovelluksia. Toiset taas haluavat elää ja toimia vapaammin, he kammoavat kaikenlaisia listoja, aikatauluja ja rajoitteita. Heille jopa luettelon tekeminen on masentavaa. Myös monet ”asiantuntijat” ovat sitä mieltä, etteivät tehtävälistat toimi.

Suhtautumiseen tehtävälistoihin vaikuttavat tutkimusten ja kokemusten mukaan henkilön persoonallisuuspiirteet ja luonteen ominaisuudet.

Ja tietysti ihmisten elämäntilanteet poikkeavat toisistaan. Jos teet jatkuvasti rutiinityyppistä työtä, et juuri tarvitse tehtävälistoja. Se mitä teet seuraavaksi on aina selvillä. Usein myös joku ulkopuolinen, esimies tai asiakas tai toinen työntekijä, on vaikuttamassa tehtäviin.

Toisten työ saattaa taas olla niin hektistä, tilanteiden mukaan muuttuvaa, ulkopuolisista tekijöistä, esimerkiksi asiakkaista riippuvaa, ettei päivittäisillä tehtävälistoilla ole mitään merkitystä tai niistä ole mitään hyötyä. Päivän ajankäyttö on suurelta osin muista kiinni. Mutta etukäteen lukkoon lyömättömän ajan suunnittelu voi silloin olla sitäkin tärkeämpää,

Näissäkin tapauksissa omien yksityisasioiden suunnittelu ja tekeminen tehtävälistan avulla voi auttaa saamaan enemmän aikaan, panemaan asioita järjestykseen ja helpottaa stressiä.

Ja meillä kaikilla on tietysti sekä työn että yksityiselämän piirissä jatkuvasti suuri määrä asioita, rutiininomaisia tehtäviä, jotka pitää joka tapauksessa hoitaa päivän mittaan, eikä niitä juurikaan voi siirtää. Niitäkin on kuitenkin mahdollista ryhmitellä ja ajoittaa niin, etteivät ne vie päivästä liikaa aikaa, esimerkiksi sähköpostien läpikäynti vain tiettyinä aikoina.

Mutta on myös suuri joukko ihmisiä, joiden työn luonne vaatii järjestelmällisyyttä ja suunnittelua.

Oletko epätietoinen ja epävarma, kannattaako sinun käyttää tehtävälistoja ja minkälainen voisi olla sinulle sopiva?

Periaatteessa menetelmiä on kahdenlaisia, manuaalisia ja digitaalisia. Digitaalisia to-do sovelluksia on runsaasti, tunnetuimpia esimerkiksi

Microsoft To-Do

Todoist

Trello

Any.do

 

Mutta jos et ole koskaan käyttänyt tehtävälistaa tai olet kokeillut jotain digitaalista versiota huonoin tuloksin, paras tapa edetä on ottaa käyttöön hyvin yksinkertainen tai oikeastaan mahdollisimman yksinkertainen manuaalinen menetelmä, ja sekin vielä tilanteesi mukaan sovellettuna.

Parhaat tuottavuusmenetelmät pitävät tehtävät edessäsi, visualisoivat ne ja asettavat ne tärkeysjärjestykseen, joten et koskaan ihmettele, mitä tehdä seuraavaksi. Jotkut ovat monimutkaisia, mutta toisten avulla on helppo nähdä kaikki tärkeysjärjestyksessä.

Visualisointi on tärkeää, koska Shift eLearningin mukaan 90 % aivoihin välitetystä tiedosta on visuaalista, visuaalinen tieto prosessoidaan aivoissa 60 000 kertaa nopeammin kuin teksti ja ylipäänsä 65 % väestöstä on visuaalisia oppijoita.

Yksinkertainen tehtävälista

Menetelmä on kaikessa yksinkertaisuudessaan selkeä. Sen periaate lähtee japanilaisen Kanban– filosofian pohjalta. Menetelmään kuuluu yksinkertaisimmassa muodossaan 2 listaa.

  1. Tehtäviä-lista

Kokoa yhteen kaikki asiat, jotka sinun on tehtävä lähitulevaisuudessa ja jotka tällä hetkellä tallennat erilaisiin lappuihin, luetteloihin, muistikirjoihin ja aivoihisi, ja kirjoita ne yhteen luetteloon. Näistä tulee Tehtäviä -lista (asiat, joita voit tai sinun pitäisi tehdä). Tehtävät kannattaa määritellä hyvin.

Tätä listaa täydennät aina, kun joku tekemistä vaativa tai tekemisen arvoinen asia tulee eteen tai mieleesi. Listan asiat eivät ole jokapäiväisiä rutiiniasioita tai kiireellisiä eteen tulevia uusia tehtäviä. Isommat tehtäväkokonaisuudet ja pidempiaikaiset hankkeet kannattaa jakaa pienempiin osiin.

Voit myös tehdä eri listat työasioille ja yksityisasioille.

  1. Työn alla-lista

Hyvä tapa aloittaa on, että tunnistat jokaisen päivän alussa (tai edellisenä iltana) esimerkiksi 3–5 tärkeintä tehtävää ja laitat ne tärkeysjärjestykseen. Niistä muodostuu päivän tehtävälista, työn alla-lista. Jos et jostain syystä ehdi tehdä jotain asia päivän aikana, se jää seuraavan päivän listalle.

Tälle listalle ei kannata ottaa kovin montaa asiaa, tilanteestasi riippuen vain yhdestä korkeintaan seitsemään tehtävää. Kannattaa rajoittaa niiden asioiden määrää, joiden parissa työskentelet samanaikaisesti. Määritä itsellesi sopiva tehtävien määrä. Pidä lista näkyvillä.

Ensinnäkin se helpottaa työn visualisointia, koska näet yhdellä silmäyksellä, kuinka paljon sinulla on asioita meneillään kerrallaan. Toiseksi se auttaa myös välttämään multitaskingin vaaroja, puhumattakaan uupumuksesta. Vain 2,5 prosenttia ihmisistä kykenee tekemään useampaa asiaa samaan aikaan ilman että suoritustaso laskee. Ihmisistä 97,5 prosenttia siis vain huijaa itseään.

Mieleen voi nousta ilmeinen vastalause, että sinulla on liian monia aikaasi vaativia asioita rajoittaaksesi työn alla-tehtävät kolmeen. Mutta se on väärinkäsitys. Et voi ottaa tehtäväksesi kuin kourallisen asioita kerralla. Jos maailma vaatii sinulta kymmeniä, se on mahdoton pyyntö. Ainoa vaihtoehtosi on valita tietoisesti, mitkä ota ja mitkä saavat odottaa – tai valita sattumanvaraisesti.

Jos haluat palaa loppuun, voit yrittää tehdä kymmentä asia samanaikaisesti. Valinnat ovat sen sijaan tosiasioiden hyväksymistä, sen hyväksymistä, että kaikkea ei voi tehdä nyt ja tässä.

Tämän jälkeen voit lisätä uuden tehtävän listallesi, vasta kun olet saanut vähintään yhden asian valmiiksi.

Tähän liittyvä strategia on asettaa ennalta määrätty aikaraja tietyntyyppisille päivittäisille töille, esimerkiksi päättää kirjoittaa kello 8–11, ja varmistaa, että lopetat, kun aika on kulunut.

Kanbaniin liittyy myös kolmas lista, jota voi myös käyttää. Se voi vaikuttaa turhalta, eikä sitä tarvitse yksinkertaisessa versiossa käyttää, mutta silläkin on puolensa.

Tehdyt työt-listalle siirrät loppuun viemäsi työt. Ideana on nähdä yhteenvetona, mitä olet saanut aikaan (se lisää motivaatiota) ja myös myöhemmin tarkastella ja palauttaa mieleen, mitä tehdyistä tehtävistä voi mahdollisesti oppia.

Tämän kaiken voi tehdä myös kahdella muulla tavalla, edistyneemmällä tavalla. Alkuperäisen Kanban-järjestelmän mukaisessa tavassa jokainen tehtävä kirjoitetaan erilliselle muisti/tarralapulle, joka kiinnitetään taululle tai seinälle. Kokonaistehtävälistan laput ovat vasemmalla. Kun tehtävä otetaan työn alle, se siirretään keskelle, työn alla lohkoon. Ja kun se on viety loppuun, sen siirretään oikealle loppuunvietyihin asioihin.

Saman voi tehdä myös kätevästi digitaalisella sovelluksella, esimerkiksi Trellolla. Vaihtoehtoja tähänkin on runsaasti.

On monia erilaisia ​​tapoja tehdä ja pitää tehtävälistoja, koska on olemassa erilaisia ​​ihmisiä ja erilaisia tilanteita. Mikä toimii yhdellä, ei toimi toisella. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että sinun on kokeiltava kaikkia menetelmiä itse löytääksesi täydellisen sopivuuden. Mutta joitakin voit kokeilla. Kun tiedät oman persoonallisuutesi ja oman tilanteesi, voit helpommin löytää sen, mikä todennäköisesti toimii sinulla.

 

Tehtävä- ja muita listoja tehokkuuden apuvälineinä käsitellään laajemmin kirjassa Menestymisen taito.  Voit ostaa sen kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *