Tarvitset motivaatiota tehdäksesi asioita, joita pidät tärkeinä tai jotka sinun pitää tehdä. Siksi pidät tehtävälistaa, jotta tiedät ja muistat, mitä asioita sinun pitää tehdä.
Kun saat asioita tehdyksi, se lisää motivaatiotasi. Siksi sinun kannattaisi pitää myös tehdyt asiat-listaa, koska se kasvattaa itseluottamustasi ja motivaatiotasi.
Tehtävälistan edut
Tehtävä- eli to do- listalla on kaksi eri tarkoitusta. Se auttaa ensinnäkin meitä muistamaan, mitä pitää tehdä. Kun asiat laittaa paperille, niitä ei tarvitse keskittyä pitämään mielessään. Se vapauttaa muistikapasiteettia muihin asioihin ja antaa mielenrauhaa.
Toisaalta se tehostaa toimintaamme, kun sen avulla voimme asettaa tehtäviä tärkeysjärjestykseen ja keskittyä ensin tärkeimpiin asioihin. Lisäksi motivaatiomme kasvaa, kun toteamme saavamme tehtäviä suoritetuksi, vaikkapa ruksaamalla tai yliviivaamalla niitä.
Tehtävälistoilla on omat käyttäjänsä, kannattajansa ja vastustajansa. Niiden hyöty on kuitenkin yleisesti tiedostettu, vaikka ne eivät välttämättä sovikaan kaikille tai tuota apua toiminnan tehostamiseen.
Tehtävälistan ongelmat ja haitat
Suhtautumiseen tehtävälistoihin vaikuttavat tutkimusten ja kokemusten mukaan henkilön persoonallisuuspiirteet ja luonteen ominaisuudet. Jotkut ihmiset eivät tule toimeen ilman niitä. Toiset taas välttävät niitä kuin ruttoa.
Myös ihmisten elämäntilanteet poikkeavat toisistaan. Jos teet jatkuvasti rutiinityyppistä työtä, et juuri tarvitse tehtävälistoja. Se mitä teet seuraavaksi on aina selvillä. Usein myös joku ulkopuolinen, esimies tai asiakas tai toinen työntekijä, on vaikuttamassa tehtäviin.
Toisten työ saattaa taas olla niin hektistä, tilanteiden mukaan muuttuvaa, ulkopuolisista tekijöistä, esimerkiksi asiakkaista riippuvaa, ettei päivittäisillä tehtävälistoilla ole mitään merkitystä tai niistä ole mitään hyötyä. Päivän ajankäyttö on suurelta osin muista kiinni.
Tehtävälista väärässä tilanteessa ja väärin käytettynä aiheuttavat stressiä ja heikentävät tuottavuutta.
Eräs vaihtoehto tehtävälistan tilalle on tehdyt työt-lista, valmis-lista.
Tehdyt työt-lista, mitä se on?
Tietokirjailija ja kolumnisti Oliver Burkeman on havainnut, että monet ihmiset aloittavat päivänsä sellaisella tunteella, että heillä on jo aamulla jonkinlainen tuottavuusvelka. Se tarkoittaa, että heidän on paiskittava koko päivä ahkerasti töitä tasatakseen tilanteensa.
Hän kehitti uudenlaisen ajattelutavan: Aloita jokainen päivä sillä tunteella, että olet jo tasoissa ja kaikki, mitä päivän aikana teet, nostaa sinua yli tuon tason, viivan yläpuolelle.
Kun pidät tehdyt työt-listaa, se kasvattaa koko päivän itsetuntoasi ja motivaatiotasi. Se on ikään kuin käyttäytymistemppu, joka kääntää stressiä aiheuttavan asian (kaikki työt, jotka minun on tehtävä) johonkin mielihyvää aiheuttavaksi (kaikki asiat, jotka olen saanut aikaan).
Miksi se auttaa?
Tehtyjen töiden lista toimii kahdesta pääasiallisesta syystä. Se antaa sinulle onnistumisen ja rohkaisun tunteen. Ja se yksinkertainen tehdä.
Voit kirjoittaa luettelosi minne tahansa – paperille, tietokoneelle, puhelimeen. Lista alkaa tyhjänä heti aamusta ja sitten vähitellen täytät sen kaikella, mitä teet päivän aikana.
Jos sinulla on suuria motivaatio- tai vitkutteluongelmia, kannattaa rimaa tehdyt työt-listan tekemisessä alentaa. Kenenkään muun ei tarvitse tietää, että sait päiväsi kunnolla käyntiin kirjaamalla tehtyihin asioihin: pesin hampaat tai keitin aamukahvin. Niistä se lähtee liikkeelle!
Tehtyjen töiden lista innostaa sinua kuitenkin tekemään enemmän. Kun kirjoitat, mitä olen saanut aikaan, se motivoi sinua jatkamaan.
Tehdyt työt-listalle siirrät päivän aikana loppuun viemäsi työt. Jaa suuremmat projektin pieniksi osatehtäviksi. Ideana on nähdä yhteenvetona, mitä olet saanut aikaan (se lisää motivaatiota) ja myös myöhemmin tarkastella ja palauttaa mieleen, mitä tehdyistä tehtävistä voi mahdollisesti oppia.
Edistymisen mittaaminen parantaa motivaatiota
Teresa Amabile on tutkimuksissaan todennut, että miten edistyksen jatkuva mittaaminen vaikuttaa positiivisesti yrityksen henkilöstön hyvinvointiin ja toimintaan.
Lisäksi hän huomasi, että pienetkin saavutukset paransivat työntekijöiden motivaatiota lähes yhtä paljon kuin suuret läpimurrot.
Edistymisen jatkuva seuraaminen auttaa arvostamaan näitä pieniäkin voittoja. Ne vuorostaan lisäävät itseluottamuksen tunnetta. Tätä tunnetta voi sen jälkeen hyödyntää tulevien suurempien onnistumisten saavuttamisessa.
Näin tapahtuu, koska pienikin aikaansaannos aktivoi aivoissa palkitsemispiirin. Kun tämä on avattu, vapautuu kemikaaleja, jotka antavat meille mielihyvän, aikaansaamisen ja ylpeyden tunteita. Erityisesti vapautuu dopamiinia, välittäjäainetta, joka säätelee mielihyvää ja palkitsevuuden tunteita. Dopamiini auttaa meitä myös toimimaan siihen suuntaan, joka alkuaan laukaisi sen vapautumisen. Kyseessä on sama aine, joka saa ihmiset koukkuun uhkapeliin, nikotiiniin ja alkoholiin. Amabilen tutkimuksen perusteella ihmiset itseasiassa loivat riippuvuuden edistymiseen.
Motivaatio syntyy pienistä askelista ja edistymisen tunteesta. Siksi tehdyt työt-listan avulla voit voi luoda pieniä edistysaskeleita jokaiseen työpäivääsi. Se on loistava työkalu motivaation ja tuottavuuden parantamiseen, tapa seurata edistymistäsi ja taputtaa itseäsi selkään tehdystä työstä.
Motivaation ja tehtävälistojen roolia menestymisessä käsitellään laajemmin kirjassa Menestymisen taito. Voit ostaa sen kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.