Valmistautuminen parantaa tuloksia
Olet suunnitellut projektikokouksen pidettäväksi huomenna klo 10.00. Mutta oletko valmistautunut siihen?
Saat parempia tuloksia kun valmistaudut kokoukseen huolella. Kun teet ajoissa esityöt, luet materiaalit, käyt läpi PowerPointit, tarkistat tiedot, tsekkaat laitteet ja harjoittelet läpivientiä olet paljon varmemmalla pohjalla ja itseluottamuksesi kunnossa.
Valmistautuminen vähentää virheitä. Olet kuitenkin valmis myös muutoksiin ja mokiin. Oikein valmistellun kokouksen pitäminen vie paljon vähemmän aikaa ja lisää osallistujien tuottavuutta ja motivaatiota.
Suunnittelu voi olla vain yksi vitkuttelun muoto
Tunnetun sanonnan mukaan hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Eräs yleinen vitkuttelijatyyppi on suunnittelija. Hän yrittää toteuttaa koko asian suunnittelulla, mutta hyvätkään suunnitelmat eivät vielä ole toteutusta. Suunnitelman jatkuva parantaminen vain lykkää toteutusta edelleen. Suunnittelusta tulee vitkuttelun eräs muoto. Vitkuttelijat rakastavat suunnittelua yksinkertaisesti siksi, että suunnittelu ei sisällä tekemistä.
Passiivinen aloittaminen, tiedon keruu ja siihen liittyvä suunnittelu, tuo sinulle ehkä illuusion etenemisestä.
Siirtyminen passiivisesta tiedon keräämisestä ja suunnittelusta aktiiviseen tekemiseen on vasta todellinen alku.
Haaveilu ei ole suunnittelua. Suunnittelu tarkoittaa, että sinulla on paperia ja kynä edessäsi, käytät kalenteria, kirjoitat ylös ideoita ja menetelmiä, selvität asioita verkosta, kirjoista, ystäviltä tai asiantuntijoilta, ja luot vaihtoehtoja. jne.
Huolellinen suunnittelu on turvallisinta viivyttelyä. Publilius Syrus
Suunnittelusta valmistautumiseen
Suunnitelma on aikomus tehdä jotain. Valmistautumisen tarkoitus on päästä hyvin alkuun ja onnistua siinä.
Kun teet suunnitelman, sen ensimmäisen vaiheen tulisi aina olla valmistautuminen. Suunnittelu on hyvä, valmistautuminen on aina parempi.
Sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää kuitenkin paremmin paikkansa, JOS suunnitelmaan sisältyy myös valmistautuminen.
Suunnittelun ja valmistautumisen tärkein ero on siinä, että ensin tiedät, mitä haluat tehdä (suunnitelma) ja sitten luot itsellesi parhaat mahdollisuudet toteuttaa tuon suunnitelma (valmistautuminen).
Suunnittelu johtaa tietoisuuteen. Valmistautuminen johtaa valmiuksiin.
Aloita valmistautuneena
Valmistautuminen saa sinut valmiiksi aloittamaan tehtävän tai työn.
Valmistautuminen tekee suunnitelmastasi paremman, ja parempi suunnitelma onnistuu todennäköisemmin. Suunnitelmia joutuu usein muuttamaan. Todennäköisemmin muuttaa pitää huonoja suunnitelmia, joihin uhrasit aikaa vain muutaman sekunnin tai minuutin.
Suunnittelu tarjoaa rakenteen, jossa on tehtävälista ja puitteet sille, mitä haluat tapahtuvan.
Ihanteellisessa maailmassa suunnittelu olettaa, että kaikki menee niin kuin luulet menevän. Se jättää yleensä ottamatta huomioon, mitä tapahtuu, jos se ei käy aivan niin. Kuten elämällä on tapana tehdä.
Ongelmana on, että voit luoda suunnitelman, mutta sitten tapahtuu asioita. Koira syö projektisuunnitelmasi, sinä tai lapsesi sairastuvat flunssaan tai sää muuttuu. Emme voi suunnitella asioita, jotka eivät ole hallinnassamme, voimme vain ennakoida ja valmistautua luovasti käsittelemään mahdollisia konflikteja tai haasteita.
Valmistautuminen on pohjimmiltaan sitä, että sinulla on useita suunnitelmia. Jos asiat eivät mene kuten suunnitelmassa A, se voidaan korvata suunnitelmalla B. Ja jos se epäonnistuu, sinulla on suunnitelma C, D… ja niin edelleen. Avain valmistautumiseen on harkita vaihtoehtoja ja hankkia joustavuutta.
”Jos suunnitelma A ei toimi, aakkosissa on 28 muuta kirjainta!”
Suunnitelma, jota ei voi muuttaa, on huono suunnitelma, totesi aikanaan jo roomalainen kirjailijaa Publilius Syrus.
Tee valmistautumisesta tapa
Tee valmistautumisesta osa tapaasi toimia elämässäsi, äläkä jotain, mitä teet kerran sattumalta. Tapojen luominen vie aikaa. Tehdäksesi valmistautumisesta osan päivittäisiä tapojasi, lisää esimerkiksi järjestelmällisesti päivääsi ”valmistautumisaikaa” seuraavien 30 tai 60 päivän aikana.
Valmistaudu hyvin. Se on paras keino päästä hyvään alkuun on. Valmistautumiseen käytetty lyhyt aika maksaa eksponentiaalisesti, kun on aika toimia.
Valmistautumisrutiini auttaa myös vitkuttelun estämisessä: mitä valmiimpi olet aloittamaan, sitä pienempi on vitkuttelun vaara.
Pohdi mille asioille, tehtäville ja töille voisit laatia oman valmistautumisrutiininsa, joka auttaisi sinua aloittamaan ja aloittamaan hyvin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- puheen, luennon, esityksen pitäminen
- raportin, blogijutun, esseen, artikkelin kirjoittaminen
- neuvottelu, haastattelu, podcast
- kokouksen vetäminen
- asiakastapaaminen, asiakaskäynti
Luo kaikille usein tekemillesi asioille valmistautumisrutiini hyvien tuloksien saavuttamiseksi.
Jos et valmistaudu, valmistaudut epäonnistumaan. Benjamin Franklin
Suunnittelusta ja valmistautumisesta aloittamaan voit lukea laajemmin kirjasta Aloittamisen taito. Voit ostaa sen tästä.