Onko tämä sinulle tuttu tilanne: Olet kirjoittamassa syvää keskittymistä vaativaa raporttia (esseetä, artikkelia..), jonka tekemistä olet jo lykännyt pari kertaa.
Yhtäkkiä puhelimeesi tulee ilmoitus viestistä hyvältä ystävältäsi Masalta.
Mitä teet? Luetko ja vastaatko? Vai jatkat työtäsi ja yrität unohtaa viestin?
Keskittyminen vaatii häiriötöntä aikaa
Syvän keskittymisen ja viivyttelyn raja on usein hienonhieno, häilyvä ja epämääräinen. Joku pienikin häiriötekijä, ulkoinen tai sisäinen, voi yhtäkkiä keskeyttää hyvin alkaneen työrupeaman. Tämä on suuri keskittymisen ongelma.
Se voi olla puhelimeen tuleva ilmoitus, jos et ole ymmärtänyt sulkea puhelinta tai estää ilmoituksia.
Tai se voi olla mieleen tuleva asia, tehtävä tai ongelma, joka uhkaa keskeyttää käsillä olevaan tehtävään keskittymisen.
Muistat yhtäkkiä jostain asiayhteydestä, että sinun piti tilata lentoliput Lontooseen.
Vaihtoehdot
Kun esimerkiksi kesken työskentelysi tietokoneella mieleesi tai esiin tulee asia, jonka tekemisen tuntuisi vaativan jotain toimintaa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
1. Keskeytät nykyisen työsi ja alat hoitaa välillä uutta tehtävää, tai
2. Heität tai yrität heittää uuden asian mielestäsi ja jatkaa työtäsi.
Ensimmäinen vaihtoehto on yleensä aina huono ja tehoton. Uusi, pienikin asia vaatii aikaa perehtymiseen ja aloittamiseen, ja sen jälkeen paluu aikaisempaan tehtävään vie samalla tavalla aikaa.
Multitaskaaminen on tunnetusti tehokas tapa tehdä monta asiaa huonosti.
Toinen vaihtoehto on yleensä ainoa oikea, mutta sen onnistuminen vaatii oman käytäntönsä.
Mieleen tullut asia voi jäädä vaivaamaan ja haittaamaan keskittymistä, jollei sille tee jotain. Pelkkä tahdonvoimainen asian sivuun siirtäminen ei aina onnistu.
Säilytät keskittymisen paljon paremmin kirjoittamalla asian nopeasti muistiin, sen sijaan että yrittäisit sivuuttaa sen ja taistelemalla impulssia vastaan avata toinen selaimen välilehti.
Tee se myöhemmin- lista
Pidä esillä paperia, muistikirjaa, tms. ja kirjaa esiin tullut asia sille nopeasti ja jatka saman tien työtäsi. Kirjaat listaan: Lentoliput Lontooseen. Tai: Soita Masalle.
Sen jälkeen pystyt paremmin unohtamaan asian ja keskittymään käsillä olevaan työhön. Se antaa sinulle vapauden työskennellä ilman, että mikään muu kilpailee huomiostani.
Yleensä jonkun asian, tehtävän tai työn, jättäminen myöhemmin tehtäväksi on vain vitkuttelua. Asia ei juuri nyt huvita, se tuntuu ikävältä tai vaikealta. Teen sen myöhemmin, on tuttu päätös useimmille meistä.
Mutta joskus se voi olla myös oikea päätös.
Kun olet valmis työsi kanssa, voit ottaa listan esille. Teet nopeasti hoidettavat asiat saman tien ja ajoitat muut aikatauluusi sopivasti.
Tee se myöhemmin-listan muu käyttö
Tee se myöhemmin -listaa voit käyttää tilanteissa, joissa jokin tehtävä ei ole kiireellinen, mutta sitä ei myöskään voi unohtaa.
Listalle voit siirtää tehtäviä, jotka eivät ole välttämättömiä juuri nyt, mutta jotka haluat hoitaa tulevaisuudessa. Tämä voi koskea esimerkiksi seuraavia tilanteita:
- Lyhyen aikavälin priorisointi: Kun päivässä on paljon kiireellisiä tehtäviä, ei-välttämättömät tehtävät voi siirtää myöhemmäksi, jotta tärkeimmät asiat voidaan hoitaa ensin.
- Hallittavampi aikataulu: Joskus tehtävät voi sijoittaa parhaiten tietyille aikaväleille, esimerkiksi silloin kun sinulla on enemmän aikaa ja rauhaa keskittyä niihin.
- Parempi valmistautuminen: Tietyt tehtävät saattavat vaatia enemmän aikaa tutkimiseen, suunnitteluun tai henkiseen valmistautumiseen. Näissä tapauksissa voit tehtävät siirtää myöhemmäksi, jotta voit paneutua niihin kunnolla.
- Odotustilanteet: Joskus odotat tiettyjä resursseja, tietoa tai päätöksiä ennen kuin voit edetä tehtävässä. Näitä tehtäviä voi olla järkevää siirtää eteenpäin odotusaikaa varten.
Älä kuitenkaan käytä Tee se myöhemmin -listaa tekosyynä vältellä tärkeitä tehtäviä. Käytä listaa järkevästi ja rehellisesti. Sillä voit välttää ylikuormitusta ja tehdä ajanhallinnasta tehokkaampaa.
Pidä samalla mielessä prioriteettisi: tärkeät tehtävät eivät saa jäädä huomiotta liian pitkäksi aikaa.
Menestyksen salaisuus kaikissa inhimillisissä pyrkimyksissä on täydellinen keskittyminen. -Kurt Vonnegut Jr.
Lue lisää ajanhallinnasta, vitkuttelusta ja ratkaisuista aloittamisen ongelmiin kirjasta Aloittamisen taito. Voit ostaa sen tästä.