Kun vitkuttelet, et yleensä hallitse aikaasi kunnolla. Esimerkki tästä on, kun sinun pitäisi työskennellä kiireellisen tehtävän parissa, mutta sen sijaan tuhlaat aikaasi sosiaalisen median selaamiseen juuri ennen määräaikaa.
Et käytä aikaasi tehokkaasti.
Ajanhallinta ja vitkuttelu
Ajanhallinta ja vitkuttelu eli prokrastinaatio ovat kaksi avainkäsitettä, jotka vaikuttavat suoraan siihen, mitä saat aikaan ja miten voit.
Ajanhallinta auttaa sinua käyttämään aikaasi tehokkaasti, kun taas prokrastinaatio on se este, joka usein hidastaa edistymistäsi.
Tässä blogiartikkelissa tarkastelen näiden kahden ilmiön välistä suhdetta.
Prokrastinaatio voi olla seurausta heikosta ajanhallinnasta. Toisaalta se voi myös johtaa heikkoon ajanhallintaan. Kun lykkäät tehtäviä, joudut usein kiireisiin tilanteisiin, mikä vaikeuttaa ajanhallintaa entisestään.
Toisaalta tehokas ajanhallinta voi auttaa torjumaan prokrastinaatiota, kun luot realistisia aikatauluja ja asetat selkeitä tavoitteita.
Ymmärtämällä näiden kahden käsitteen välisen yhteyden voit kehittää parempia strategioita ajanhallintaan ja prokrastinaation torjumiseen.
Seuraavassa muutamia käytännön vinkkejä, joita voit soveltaa elämässäsi paremman tuottavuuden saavuttamiseksi ja vitkuttelun torjumiseksi.
Ajanhallintatekniikat viivyttelyn vähentämiseksi
Parhaita ajanhallintatekniikoita vitkuttelun torjumiseen ovat:
- Priorisoi. Ensin sinun pitää päättää ja valita, mikä tai mitkä tehtävät ovat sinulle tärkeitä. Pystyt keskittymään täydellä teholla vain tärkeäksi kokemaasi asiaan. Priorisointi on ajanhallinnan perusta. Priorisointi on myös karsintaa. Sinun pitää unohtaa kaikki epäolennainen, ei-tärkeä ja kohdistaa tarkkaavaisuutesi vain tärkeisiin tehtäviin. (kolmen lista, Buffettin 2 listaa, Eisenhowerin matriisi)
- Tee tehtävälista. Tehtävälista kokoaa ja konkretisoi muistettavat tehtävät. Tehtävälista vapauttaa muistin ja aivojen voimavaroja muuhun toimintaan. Voit siirtää muistutukset pään sisältä sen ulkopuolelle ja keskittyä täysillä käsillä olevan tehtävän suorittamiseen.
- Jaa tehtävät pienempiin vaiheisiin. Jako auttaa sinua torjumaan liian suuren tehtävän aiheuttaman ylivoimaisuuden tunteen. Sopivan kokoiset tehtävät auttavat pääsemään nopeammin alkuun. Jaa hanke sopiviin vaiheisiin, askeliin, mutta käsittele niitä yksi kerrallaan. Sinun ensimmäinen toimenpiteesi voi olla vain puhelinnumeron etsiminen, puhelinsoiton tekeminen, sähköpostin lähettäminen, tapaamisen sopiminen, lomakkeen täyttö.
- Aseta konkreettiset tavoitteet. Kun tiedät mihin olet menossa, liikkeelle lähtö on helpompaa. (SMART-tavoitteet) Lukemattomat tutkimukset ovat osoittaneet, että jos sinulla on selkeä suunnitelma tehtävän suorittamiseksi: milloin, missä ja miten toteutat asian, todennäköisyys tavoitteen saavuttamiseksi on vähintään kaksinkertainen verrattuna ilman suunnitelmaa toimimiseen.
- Tee aikataulu ja aseta määräajat. Jos sinulla ei ole asetettua määräaikaa, sinusta tuntuu, että aikaa on enemmän ja todennäköisesti työskentelet hitaasti (Parkinsonin laki). Voit käyttää myös timeboxingia: mieti, kuinka paljon aikaa tietty tehtävä vie, aseta sille määräaika (aikalaatikko) tehtävään vaaditun ajan mukaan ja pidä siitä kiinni.
- Luo itsellesi rutiinit tehtävien aloittamiseen ja suorittamiseen. Valmistautumisrutiini auttaa myös vitkuttelun estämisessä: mitä valmiimpi olet aloittamaan, sitä pienempi on vitkuttelun vaara.
- Pidä riittävästi taukoja. Voit käyttää esimerkiksi Pomodoro – tekniikkaa. Valmiustilan ylläpitämiseksi on tärkeää pitää taukoja työstä, vaikka ne katkaisevatkin välillä yhtäjaksoisen syvän työn.
Kaikkiin näihin ajanhallintatekniikkoihin on myös saatavilla erilaisia älypuhelinsovelluksia, jotka voivat auttaa sinua toteuttamaan niitä.
Oikea ajanhallinta torjuu viivyttelyä vähentämällä sitä aiheuttavia ajan hallinnan ongelmia (esim. tehtävien priorisoinnin puute) ja vähentämällä myös muita viivyttelyä aiheuttavia ongelmia (esimerkiksi negatiivisten tunteiden säätelyä).
Suunnitelma on mitä, aikataulu on milloin. Asioiden tekeminen vaatii sekä suunnitelman että aikataulun. Peter Turla
Tehokkaasta ajanhallinnasta ja vitkuttelun torjumisestaa voit lukea laajemmin kirjasta Aloittamisen taito. Voit ostaa sen tästä.