(Voit kuunnella artikkelin tästä)
Oletko jatkuvasti kiireinen? Tuntuuko sinusta, että aika ei riitä kaikkeen, mitä pitäisi tehdä?
Mietitkö, miten saisit ajan hallintaasi?
Aikaa ei voi hallita
Et pysty pysäyttämään sitä etkä manipuloimaan sitä. Aika kulkee, vaikka kuinka yrittäisit ”hallita” sitä. (Kunnes ehkä joskus tulevaisuudessa teoreettisesti mahdollisesta aikamatkustamisesta tulee totta.)
Ja mitä vanhemmaksi tulet, sitä vaikeampaa ajan ”hallinta” on. Aika tuntuu kulkevan yhä nopeammin.
Ajanhallinnan sijaan pitäisikin puhua
- toiminnan hallinnasta, sen hallinnasta mitä asioita teet ja miten, tai
- kiireen hallinnasta, kiireen tunne syntyy, kun koemme, ettei meillä ole tarpeeksi aikaa suoriutua kaikista velvoitteistamme, tai
- omien resurssien, energian hallinnasta, miten toimit, miten pitkiä aikoja, mihin aikaan ja miten pysyt kunnossa, tai
- ajankäytön hallinnasta, erilaisten menetelmien ja tekniikoiden käyttäminen
Toimintaamme ja energian käyttöämme voimme, ainakin jossain määrin, hallita.
Yksi tehokkaimmista keinoista hallita kiireen tunnetta on oppia priorisoimaan tehtäviäsi.
Suurin myytti ajanhallinnassa on, että pystymme tekemään kaiken. Aikapulalle on tyypillistä, että ihminen tuntee jatkuvasti olevansa stressaantunut, kiireinen, ylityöllistetty ja aikataulusta jäljessä.
Aika on rajallinen resurssi ja siihen kohdistuu liian monta kilpailevaa vaatimusta. Jokaisessa päivässä on vain 24 tuntia, eikä niitä kaikkia voi käyttää työhön. Ja myös ihmisen voimavarat ovat rajalliset.
Ajan ja resurssien rajallisuuden tunnustaminen on lähtökohta. Sen jälkeen pystyy tekemään valintoja, mitä ainakin pitää tai voi tehdä.
Elämä on valintoja
Valinnat ovatkin toimintasi tai ajankäyttösi hallinnassa keskeisiä. Sinun pitää valita, mitkä ovat oikeita, tärkeitä asioita ja keskittyä niiden tekemiseen. Ja samalla sinun pitää valita myös mitä jätetään tekemättä.
Jos haluat voida paremmin, sinun on kannattaa miettiä, miten voit yksinkertaistaa elämääsi. Opettele sanomaan useammin EI, sekä ihmisille että asioille. Se ei ole helppoa. Se merkitsee priorisointia. Se merkitsee, että teet lähinnä asioita, joita haluat tehdä (tai sinun on ehdoton pakko tehdä), ja jätät muut asiat sikseen.
Se että teet vähemmän, ei estä menestymistä. Usein on jopa todennäköisempää, että liiallinen työnteko estää menestymistä.
Ajanhallinnan työkalut
Ajanhallinta, time management, on suosituimpia, ellei suosituin, self-help oppaiden aiheita. On olemassa tuhansia erilaisia ajanhallinnan oppaita, menetelmiä, neuvoja, sääntöjä, tutkimuksia. (Google-haku: time management; noin 11 120 000 000 tulosta)
Kaikissa tuodaan esiin pääpiirteissään samat periaatteet, miten voit paremmin ”hallita aikaasi”. Niissä tulevat aina uudelleen ja uudelleen esiin samat asiat: suunnittele, aikatauluta, priorisoi…… Osa niistä on hyödyllisiä (1, 2, 3), osa voi olla sinulle sopimattomia, jopa vahingollisia.
Myös omissa kirjoissani Menestymisen taito ja Aloittamisen taito on monia hyväksi havaittuja menetelmiä ajankäytön tehostamiseen.
Esimerkiksi James Clearin mielestä kolme tärkeintä keinoa hyvään ajankäytön hallintaan ovat:
1. Poista näennäistyö hinnalla millä hyvänsä.
2. Tee tärkein asia ensin.
3. Vähennä tehtävän laajuutta, mutta pysy aikataulussa.
Sinun ei kuitenkaan kannata uskoa, että löydät suoraan sinulle sopivan tavan hallita ajankäyttöäsi. Kannattaa pitää jalat maassa. Etsi ja kokeile mikä sopii sinulle ja kehitä siitä itsellesi tapa.
Kehitä itsellesi oma tapa hallita ajankäyttöäsi
Eräs tapa lähestyä asiaa yksinkertaisesti on seuraava:
- Mieti ensin mitkä ovat suurimmat ongelmasi ajankäytön ja sen hallinnan suhteen. Useimmiten ne liittyvät kolmeen asiaan: 1) tehtävien, asioiden priorisointi, 2) sinulla on liikaa häiriötekijöitä ja 3) työ ei etene ja suju niin kuin pitäisi
- Valitse suurin ongelmasi ja etsi siihen sopiva työkalu, menetelmä. Kokeile sitä. Jos se toimii, Ok. Jos ei, kokeile toista, kunnes löydät itsellesi sopivan
- Ota seuraava ongelma ja tee sille samoin
Kannattaa muistaa, että ajankäytön hallintakin on matka, pikemmin kuin joku tavoite. Se on matka, jatkuva prosessi, jossa on onnistumisia ja epäonnistumisia. Kokeilu ja oppiminen ovat avainasemassa. Mutta jokainen matka alkaa yhdellä askeleella.
Useimmat meistä käyttävät liian paljon aikaa siihen, mikä on kiireellistä, eivätkä tarpeeksi aikaa siihen, mikä on tärkeintä. Steven Covey
Tehokkaasta ajankäytön hallinnasta ja vitkuttelun torjumisesta voit lukea enemmän kirjasta Aloittamisen taito. Voit ostaa sen tästä.