Kuvittele tilanne: olet työpöytäsi ääressä, ympärilläsi on kasa keskeneräisiä projekteja, sähköpostisi pursuaa viestejä ja kalenterisi on täynnä päällekkäisiä tapaamisia.
Kuinka usein olet löytänyt itsesi tilanteesta, jossa et tiedä, mistä aloittaa?
Tuntuuko siltä, että tehtävälista vain kasvaa, vaikka teet töitä ahkerasti?
Ja vaikka kuinka kiirehdit, huomaat silti, että tärkeimmät asiat jäävät tekemättä.
Sinulla tuntuu olevan aina liikaa tehtäviä ja liian vähän aikaa.
Tuntuuko tutulta? Tässä tilanteessa tehtävien priorisoinnin taito nousee arvoonsa.
Priorisointi on avain tehokkaaseen ajanhallintaan ja tuottavuuden kasvuun. Se auttaa sinua keskittymään olennaiseen, vähentää stressiä ja parantaa työn laatua.
Priorisoimalla oikein voit saavuttaa tavoitteesi tehokkaammin ja löytää aikaa myös palautumiselle.
Vaikka priorisoinnin tärkeys on ilmeistä, monet kamppailevat sen kanssa päivittäin.
Miksi? Usein syynä on sopivan menetelmän puute.
Toinen ongelma on, että emme aina ole luonnostaan hyviä päättämään, mikä on tärkeää tai vaikeus erottaa kiireelliset tehtävät tärkeistä.
Tiesitkö, että teknisesti sana prioriteetti on yksikkö? Vain yksi asia voi olla prioriteettisi. Kuten vanha sanonta kuuluu, jos kaikki on tärkeää, niin mikään ei ole.
Ilman suunnitelmaa meillä on tapana keskittää huomiomme siihen, mikä huutaa meille tällä hetkellä voimakkaimmin. Emme siis aseta aikamme ja huomiomme tärkeysjärjestystä ja pidämme kaikkea tärkeänä.
Tässä artikkelissa käydään läpi luettelonomaisesti erilaisia priorisointimenetelmiä ja tarkemmin yhtä menetelmää.
Yleisimmät menetelmät
Erilaisia teorioita, menetelmiä ja tapoja tehtävien ja asioiden priorisointiin on kehitetty lukematon määrä.
Yleisimpien joukossa ovat esimerkiksi seuraavat:
Eisenhowerin matriisi Tämä on nelikenttä, joka jakaa tehtävät neljään kategoriaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. Ensin on tehtävä kiireelliset ja tärkeät tehtävät.
Pareton periaate (80/20-sääntö) Tämä periaate sanoo, että 80 % tuloksista tulee 20 % ponnistuksista. Tämä on eräänlainen yleisperiaate, joka kertoo, miksi priorisointi kannattaa.
ABCDE-menetelmä Tämä menetelmä luokittelee tehtävät viiteen prioriteettitasoon. Voi käyttää myös vain kolmea tasoa (ABC-menetelmä). Aloita aina A-tehtävistä.
Warren Buffettin 2-listan strategia Kirjoita ylös 25 tärkeintä tavoitettasi ja valitse niistä viisi tärkeintä. Näihin viiteen keskittyminen on ensisijaista, ja muut 20 tulisi unohtaa kokonaan, kunnes viisi tärkeintä on saavutettu.
MIT (Most Important Task) -menetelmä Valitse päivän alussa yksi tai kaksi tärkeintä tehtävää (Most Important Tasks, MITs), jotka haluat saada valmiiksi. Nämä ovat päivän prioriteettisi.
Kolmen tehtävän sääntö Valitse joka päivä kolme tärkeintä tehtävää, jotka haluat saada valmiiksi. Nämä ovat päivän prioriteettisi. Keskity ensin näihin kolmeen tehtävään ennen kuin siirryt muihin asioihin.
1-3-5-menetelmä Joka päivä valitset yhden suuren tehtävän, kolme keskikokoista tehtävää ja viisi pientä tehtävää, jotka haluat suorittaa.
Priorisoinnin ongelmat
Priorisointimenetelmissä on niiden hyvistä puolista huolimatta myös omat ongelmansa.
Yksi suurimmista ongelmista on niiden soveltaminen käytännössä pitkällä aikavälillä. Kokeilun jälkeen moni menetelmä jää (ja usein ironista kyllä, kiireen takia) vähitellen pois käytöstä, ennen kuin siitä on ehtinyt muodostua rutiini. Menetelmät vaativat kurinalaisuutta ja motivaatiota, joka voi vaihdella.
Toinen ongelma priorisointimenetelmissä on tehtävien tärkeyden ja kiireellisyyden oikea arviointi. Tämä johtuu siitä, että ihmiset usein yliarvioivat tiettyjen tehtävien merkityksen tai kiireellisyyden. Tai he keskittyvät sellaisiin tehtäviin, jotka tuntuvat kiireellisiltä. Ne eivät kuitenkaan ole oikeasti tärkeitä pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamisen kannalta.
Myös liiallinen suunnittelu ja joustamattomuus voivat muodostua ongelmiksi.
Lisäksi henkilökohtaiset ennakkoluulot ja tunteet voivat vääristää tehtävien priorisointia, mikä vaikeuttaa objektiivista arviointia.
Menetelmistä voisi nostaa esiin yhden vähemmän tunnetun, mutta ainakin kirjoittajan kokemusten mukaan hyväksi osoittautuneen, Carl Pulleinin kehittämän 2+8 priorisointimenetelmän.
2+8 priorisointimenetelmä
Se on yksinkertainen mutta tehokas menetelmä, joka auttaa keskittymään olennaiseen ja hallitsemaan aikaa paremmin. Menetelmä perustuu ajatukseen, että jokaiselle päivälle tulisi asettaa vain muutama tärkeä tavoite ja tehtävä.
Menetelmän periaatteet:
- Valitse päivittäin kaksi tärkeintä tehtävää (2):
- Nämä ovat kriittisiä tehtäviä, jotka vievät sinua merkittävästi kohti tavoitteitasi.
- Keskity näihin tehtäviin ensimmäisenä, kun energiatasosi on korkeimmillaan.
- Listaa kahdeksan muuta tehtävää (8):
- Nämä ovat vähemmän kriittisiä, mutta silti tärkeitä tehtäviä.
- Tee näitä kahden päätehtävän jälkeen tai niiden lomassa.
Menetelmän käyttöönotto:
- Suunnittele seuraava päivä etukäteen, mieluiten edellisenä iltana.
- Kirjoita ylös kaksi tärkeintä tehtävää ja kahdeksan muuta.
- Aloita päiväsi keskittymällä kahteen päätehtävään.
- Siirry muihin tehtäviin vasta, kun olet edistynyt päätehtävissä merkittävästi.
Menetelmän edut:
- Auttaa keskittymään olennaiseen ja välttämään liiallista multitaskaamista.
- Vähentää ylikuormituksen tunnetta rajaamalla päivittäisten tehtävien määrää.
- Lisää tuottavuutta ohjaamalla huomion tärkeimpiin tehtäviin.
- Tuo selkeyttä ja rakennetta päivittäiseen työskentelyyn.
Pulleinin menetelmä on erityisen hyödyllinen kaikille, jotka kamppailevat tehtävien priorisoinnin kanssa tai tuntevat olevansa jatkuvasti ylikuormittuneita. Se opettaa keskittymään olennaiseen ja saavuttamaan tasapainon tärkeiden ja vähemmän kriittisten tehtävien välillä.
Menetelmä on joustava: voit valita 1–3 tärkeintä tehtävää ja enemmän tai vähemmän kuin 8 muuta tehtävää. Kun täydennät tehtäviä päivittäin, sinulla on aina tiedossa tulevat tehtävät.
Tämä menetelmä ei vain lisää tuottavuutta, vaan auttaa myös vähentämään stressiä, koska päivän tärkeimmät tehtävät tulevat hoidetuksi ensimmäisenä.
Miten teet priorisoinnista jatkuvan rutiinin?
- Aloita pienin askelin ja lisää monimutkaisuutta vähitellen.
- Mukauta menetelmää omiin tarpeisiisi sopivaksi.
- Aseta realistisia tavoitteita ja ole armollinen itsellesi.
- Tee säännöllisiä arviointeja ja muutoksia menetelmään tarpeen mukaan.
- Luo tukijärjestelmä tai etsi ”vastuukumppani” motivaation ylläpitämiseksi.
- Keskity menetelmän tuomiin hyötyihin ja juhli pieniäkin onnistumisia.
Ymmärtämällä nämä haasteet ja työstämällä niitä aktiivisesti, on mahdollista löytää toimiva ja kestävä rutiini priorisoida tehtäviä pitkällä aikavälillä.
Lopuksi
Priorisointi on paras keino tehokkaaseen ajankäyttöön ja stressin hallintaan.
Kokeile tänään esimerkiksi 2+8-menetelmää: valitse kaksi tärkeintä tehtävääsi ja kahdeksan muuta pienempää tehtävää, jotka tukevat päivän sujuvuutta. Tärkeintä on aloittaa kahdesta tärkeimmästä, jotta varmistat niiden valmistumisen.
Seuraa edistymistäsi ja pohdi viikon lopussa, kuinka hyvin menetelmä toimi sinulle. Muista, että mikä tahansa priorisointimenetelmä vaatii harjoittelua ennen kuin se tuntuu luontevalta.
Jatka kokeilua ja sovella oppimaasi. Näin löydät juuri sinulle sopivan tavan hallita arkea.
Mikään ei ole niin hyödytöntä kuin tehdä tehokkaasti se, mitä ei pitäisi tehdä ollenkaan. Peter Drucker
Enemmän priorisoinnista ja keskittymisestä menestymisen osatekijöinä voit lukea kirjassa Menestymisen taito. Voit ostaa kirjan kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.