.
Lykkäätkö jatkuvasti tärkeitä tehtäviä?
Prokrastinaatio, eli asioiden lykkääminen, on monelle tuttu ja turhauttava ongelma. Haluaisit saada asioita aikaan, mutta jokin tehtävä vain jää roikkumaan tehtävälistallesi päivästä toiseen.
Katsot sitä ja toteat: ”Ei tänään.”
Syitä prokrastinaatioon on monia. Tehtävä saattaa olla epäselvästi määritelty tai vaikuttaa liian suurelta tai vaikealta. Pelkäät epäonnistumista. Sinulla tuntuu olevan aina liian kiire. Tai ehkä et yksinkertaisesti halua tehdä sitä.
Ongelmaan on kuitenkin saatavilla apua. Eräs toimiva ratkaisu on kaksivaiheinen lähestymistapa viivyttelyyn.
Kaksivaiheinen menetelmä prokrastinaation nujertamiseen
Vaihe 1: Valmistele etukäteen
Ensimmäinen vaihe on valmistella tarvittavat perusasiat päivää ennen varsinaisen tehtävän aloittamista.
Esimerkiksi sinun on kirjoitettava pitkä raportti asiakkaalle. Tehtävä tuntuu raskaalta.
Avaa silloin uusi tekstidokumentti, lisää otsikko ja luo sisältörakenne, kuten väliotsikot. Kerää kaikki tarvittavat tiedot ja muistiinpanot yhteen paikkaan, kuten asiakirjakansioon.
Tämä esivalmistelu vie vain muutaman minuutin, mutta poistaa tehtävän aloittamisen suurimmat esteet ja madaltaa kynnystä seuraavana päivänä.
Vaihe 2: Lisää tehtävä ”pakko tehdä” -listalle
Seuraavaa päivää varten lisäät tehtävän ”tee asiakasraportti” tehtävälistallesi tai kalenteriisi, mikä sitten onkin tapasi suunnitella tehtäviä.
Sijoita se tehtävälistan kiireelliset-, ”pakko tehdä”- tai muuhun tärkeimpien tehtävien ryhmään. Silloin se tulee suuremmalla todennäköisyydellä suoritettua.
Varaa tehtävälle tietty aika kalenteristasi, mielellään aamupäivällä, kun energiatasosi on korkeimmillaan.
Aseta konkreettinen tavoite tälle työrupeamalle, esimerkiksi ”Kirjoita ensimmäinen osio valmiiksi”.
Zeigarnik-vaikutus. Psykologinen vipuvarsi
Tehtävän jakaminen kahteen vaiheeseen tuo myös mukaan kuvaan ns. Zeigarnik-vaikutuksen. Sen mukaan ihmismielellä on taipumus muistaa keskeneräiset tehtävät paremmin kuin jo suoritetut.
Se auttaa kaksivaiheisessa aloittamisessa monella tapaa:
- Kun aloitat tehtävän, vaikka vain pienesti, mielesi jää kiinni siihen, koska keskeneräiset asiat ovat mielessä avoimia. Tämä voi toimia motivaationa jatkaa tehtävää ja edistää sen loppuunsaattamista. Tärkeintä on siis päästä alkuun, vaikka aluksi työ näyttäisi isolta tai pelottavalta.
- Keskeneräiset tehtävät jäävät mieleen pyörimään, mikä lisää psykologista painetta niiden loppuun saattamiseksi. Tämä luonnollinen jännitys voi lisätä motivaatiota saada tehtävä valmiiksi, jotta mielenrauha palautuu.
- Kun tehtävä jää kesken, alitajuntasi saattaa työstää sitä taustalla. Tämä voi johtaa oivalluksiin tai ratkaisuihin myöhemmin, vaikka et aktiivisesti ajattelisi tehtävää.
Menetelmän soveltaminen
Tätä menetelmää voi soveltaa monenlaisiin tehtäviin:
- Esitykset: Avaa PowerPoint, luo tiedosto ja anna sille otsikko. Nyt voit nimetä tehtävän uudelleen ”jatka esityksen työstämistä”.
- Raportit, akateemiset paperit, esseet ja pitkät sähköpostit: Aloita samalla tavalla luomalla pohja.
- Liiketoimintasuunnitelmat: Määritä pääotsikot ja kerää avainluvut.
- Kotiprojektit: Tee välttämätön valmistelu päivää ennen. Esimerkiksi ota matkalaukku esille ja aseta se avoimena makuuhuoneen lattialle lomapakkausta varten. Tai ota pölynimuri esille siivousta varten.
Olen itse käyttänyt tätä menetelmää, kun olen yrittänyt vältellä suurten projektien aloittamista. Kun vain avaan tiedoston ja teen pienen valmistelun, huomaan, että työn jatko tuntuu heti helpommalta.
Tehokkuuden maksimointi
Saat parhaiten esiin menetelmän edut kun etenet systemaattisesti:
- Tunnista ongelma-alueet: Analysoi, mitkä tehtävät yleensä aiheuttavat sinulle prokrastinaatiota.
- Rakenna rutiini: Tee valmisteluvaiheesta päivittäinen tapa työpäivän päätteeksi.
- Mittaa edistymistäsi: Seuraa, miten menetelmä vaikuttaa tuottavuuteesi ja stressitasoihisi.
- Palkitse itsesi: Juhli pieniäkin voittoja prokrastinaation nujertamisessa.
Yhteenveto
Prokrastinaation voittaminen on taito, joka voi merkittävästi parantaa tuottavuuttasi ja työhyvinvointiasi.
Tämä kaksivaiheinen menetelmä yhdistää käytännön valmistelun ja psykologisen ymmärryksen tavalla, joka sopii erityisesti vaativiin asiantuntijatehtäviin.
Ottamalla sen osaksi päivittäisiä rutiinejasi, voit muuttaa tapaa, jolla lähestyt haastavia tehtäviä ja saavuttaa tavoitteesi tehokkaammin.
Aloita jo tänään: valitse yksi tehtävä, joka on jäänyt roikkumaan, ja käytä tätä kaksivaiheista metodia. Saatat yllättyä, kuinka nopeasti edistyt!
Voit lukea lisää aloittamisesta, vitkuttelusta ja sen torjumisesta kirjasta Aloittamisen taito. Voit ostaa sen tästä.