Sinäkin olet varmaan joskus päättänyt työpäiväsi tähän tunteeseen: päivä oli täynnä tekemistä, mutta mikään tärkeä ei kovin paljon edennyt.
Kalenteri oli täynnä. Tehtävälista lyheni vähän. Silti tärkein projekti jäi lähes paikalleen.
Syy ei usein ole siinä, miten tehokkaasti toimit. Syy on siinä, että asioita on työn alla liikaa samaan aikaan.
Sähköpostit, projektit, uudet ideat, sivuprojektit, viestikanavat, raportit, kokoukset. Työ ei ole enää yksi selkeä virta, vaan risteilevä tehtäväverkko. Ja mitä pidemmälle urasi etenee, sitä monimutkaisemmaksi se muuttuu.
Tuottavuusongelmaa ei muodosta ajankäyttö. Sen tekee työn rakenteellinen monimutkaisuus.
Kaikkea ei voi tehdä hyvin
Tietotyössä on ilmiö, josta puhutaan yllättävän vähän. Mitä enemmän projekteja sinulla on yhtä aikaa työn alla, sitä enemmän niiden eteneminen hidastuu.
Tämä näkyy esimerkiksi ohjelmistokehityksen tutkimuksessa. Gerald Weinberg havaitsi klassisessa kirjassaan Quality Software Management, että kun ihminen työskentelee kahden projektin välillä, jopa 20 % ajasta katoaa kontekstin vaihtamiseen. Kolmen projektin kohdalla menetys voi olla jo 40 %.
Toisin sanoen: työ ei vain jakaudu useampaan asiaan. Menetät energiaa joka kerta, kun vaihdat huomion kohdetta.
Silti monen asiantuntijan työpäivä on rakennettu juuri näin.
Pieni mutta realistinen esimerkki
Eräs asiantuntija kertoi työpäivästään. Hänen kalenterissaan oli:
- kaksi pääprojektia
- kolme pienempää hanketta
- jatkuva sähköpostivirta
- viestikanava, joka pingasi muutaman minuutin välein
Hän ei ollut laiska eikä järjestelmätön. Päinvastoin: tehtävälista oli laadittu huolella ja työkalut olivat kunnossa.
Silti tärkein projekti eteni hitaasti.
Ratkaisu ei ollut uusi työkalu. Se oli radikaalin yksinkertainen päätös: yksi projekti kerrallaan aamupäivisin. Kaiken muun hän siirsi myöhempään aikaan.
Työn määrä ei muuttunut. Mutta eteneminen nopeutui selvästi.
Yksinkertaistaminen ei ole minimalismia
Yksinkertaistaminen ei tarkoita, että tekisit vähemmän kunnianhimoisia asioita. Se tarkoittaa, että et tee useita asioita samanaikaisesti.
Se on strateginen päätös. Rajaat aktiivisten asioiden määrää, jotta tärkeimmät voivat edetä kunnolla.
Taloustieteilijä Herbert Simon kuvasi tämän jo 1970-luvulla: Tiedon runsaus luo huomion puutetta.
Kun vaihtoehtoja ja tehtäviä on liikaa, huomio sirpaloituu. Ja huomio on lopulta tietotyön tärkein resurssi.
Lopuksi
Tuottavuudesta puhuttaessa kysytään yleensä: Miten voisin tehdä tämän tehokkaammin?
Usein parempi kysymys on: Mitä minun ei pitäisi tehdä lainkaan? tai Mitä minun ei pitäisi tehdä samaan aikaan?
Yksinkertaistaminen ei ole tekniikka. Se on päätös suojella huomiotasi.
Ja juuri siksi se on tietotyön aliarvostetuin taito.
Monen asian tekeminen samaan aikaan on vain keino sotkea useampi kuin yksi asia kerrallaan. – Gary W. Keller
.
Yksinkertaistamisesta ja keskittymisestä menestymisen osatekijöinä voit lukea kattavammin kirjassa Menestymisen taito. Voit ostaa kirjan kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.