Tuntuuko sinusta, että työsi on muuttunut yhä vaikeammaksi?
Se ei ole välttämättä muuttunut vaikeammaksi, mutta todennäköisesti se on muuttunut monimutkaisemmaksi.
Ja siinä on olennainen ero.
Usein yritämme ratkaista työpäivän tahmeutta lisäämällä jotain: uusia työkaluja, uusia menetelmiä, uusia palavereita. Ajatus on looginen. Jos sinulla on ongelma, etsit ja lisäät jotain uutta ratkaistaksesi sen.
Mutta mitä jos todellinen ongelma ei olekaan, että puuttuu jotain, vaan sitä on liikaa?
Tämä ajatus on yksinkertainen, mutta epämukava. Työ ei ole vaikeaa siksi, että se olisi luonnostaan monimutkaista, vaan siksi, että olemme tehneet siitä sellaista. Kerros kerrokselta.
Monimutkaisuus käyttäytyy kuin entropia
Fysiikassa entropia tarkoittaa taipumusta kohti epäjärjestystä. Jos jätät huoneen siivoamatta, se ei pysy ennallaan. Se sotkeutuu.
Sama tapahtuu työssä:
- Kalenterit täyttyvät lähes itsestään
- Prosessit kasvavat vaivihkaa askel askeleelta
- Sähköposti ei koskaan yksinkertaistu
- Työkalujen määrä lisääntyy, harvoin vähenee
Monimutkaisuus ei vaadi aktiivista päätöstä. Se syntyy kuin itsestään, ilman lupaa.
Yksinkertaisuus sen sijaan vaatii aina tietoisen teon. Entropia kasvaa itsestään. Yksinkertaisuus vaatii johtamista.
Tämä on keskeinen oivallus, jota usein aliarvioidaan. Työ ei muutu vaikeaksi ja raskaaksi siksi, että ihmiset ovat laiskoja tai huonosti johdettuja, vaan siksi, että järjestelmät ajautuvat luonnostaan kohti monimutkaisuutta.
Jos energiaa ei käytetä vähentämään entropiaa, systeemi hajoaa ja epäjärjestys lisääntyy.
Lisääminen on helppoa, poistaminen vaikeaa
Organisaatioissa huomioidaan ja palkitaan usein lisääminen: uusi raportti, uusi mittari, uusi kokous, uusi työkalu.
Harvoin palkitaan siitä, että joku sanoo: Poistetaan tämä. Silti juuri poistaminen on tehokkain tapa parantaa työn sujuvuutta.
Tässä kohtaa moni kompastuu. Lisääminen tuntuu turvalliselta. Poistaminen tuntuu riskiltä.
Mutta käytännössä tilanne on usein päinvastoin:
- Lisääminen kasvattaa piilokuormaa
- Poistaminen vapauttaa kapasiteettia
Yksinkertaistaminen ei ole optimointia. Se on karsimista.
Jos et aktiivisesti poista asioita, olet käytännössä päättänyt lisätä niitä.
Työn kitka syntyy näkymättömästä kuormasta
Suurin osa työn raskaudesta ei tule itse työstä, vaan sen ympärille kertyneestä kitkasta.
Ajattele tilannetta: Yrität kirjoittaa raporttia. Mutta ennen kuin pääset alkuun:
- tarkistat kolme viestiä
- etsit oikeaa versiota tiedostosta
- mietit, mikä malli pitäisi valita
- keskeytät mennäksesi palaveriin
Varsinainen työ ei ole vaikeaa. Mutta sen aloittaminen on.
Monimutkaisuus toimii kuin huono käyttöliittymä elämälle. Se lisää klikkauksia, viivettä ja epävarmuutta.
Mikä ratkaisuksi? Vähemmän, ei enemmän
Jos monimutkaisuus kasvaa luonnostaan, yksinkertaistamisen pitää olla tarkoituksellista.
Kolme käytännön kysymystä:
- Mitä voin poistaa? (ei optimoida vaan poistaa)
- Mitä voin tehdä harvemmin? (kaiken ei tarvitse tapahtua reaaliajassa)
- Mikä on oikeasti välttämätöntä? (ei tärkeää, vaan välttämätöntä)
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta. Ja se onkin. Mutta se ei ole helppoa.
Pieni paradoksi
Yritämme usein hallita työtä lisäämällä rakennetta. Lisää sääntöjä, lisää prosesseja, lisää kontrollia.
Ja samalla luomme lisää entropiaa. Todellinen hallinta syntyy usein päinvastaisesta suunnasta: vähentämällä sitä, mitä pitää hallita.
Lopuksi yksi ajatus, jota kannattaa testata käytännössä:
Jos työ tuntuu raskaalta, älä kysy: Miten voisin tehdä tämän paremmin?
Kysy: Mitä tästä voisi poistaa ilman, että lopputulos kärsii?
Vastaus on usein epämukava. Ja juuri siksi arvokas.
.
Yksinkertaisen tekeminen monimutkaiseksi on arkipäivää. Monimutkaisen tekeminen yksinkertaiseksi, mahtavan yksinkertaiseksi, se on luovuutta. Charles Mingus
.
Yksinkertaistamisesta voit lukea kattavammin kirjassa Menestymisen taito. Voit ostaa kirjan kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.