Olet kirjoittamassa paikallislehdelle lupaamaasi lyhyttä juttua alasi näkymistä. Sillä alkaa jo olla kiire. Sitten sähköposti kilahtaa ja huomaat saaneesi tarjouksen pyytämääsi lomamatkaan. Avaat tarjouksen ja perehdyt siihen.
Kun palaat kirjoittamaan, puoli tuntia on kulunut. Luet viimeisen kappaleen uudelleen. Mitä olitkaan seuraavaksi sanomassa? Tarjouksen lukemiseen kulunut aika on helppo huomata, mutta ajatuksen palautumiseen kuluva aika jää helpommin laskematta.
Keskeytysten päivä
Arkipäivän keskeytykset saattavat kestää muutamia sekunteja tai minuutteja useita minuutteja. Toisinaan voit uppoutua siihen pidemmäksikin aikaa, jos työ on ollut erityisen yksitoikkoista tai jos aihe koskettaa sinua henkilökohtaisesti. Kaiken kaikkiaan et kuitenkaan osaa koskaan laskea, kuinka paljon aikaa uhraat näihin keskeytyksiin. Arvelet kuitenkin, että paljon.
Keskeytyksiä on päivän mittaan monenlaisia. Puhelimen värähdys tai tuleva ilmoitus. Joku ulkoa tai avokonttorista kuuluva ääni. Jos työskentelet kotona, pyykkikoneen tai pesukoneen piippaus. Joku työkaveri poikkeaa ovelle ja kysyy, onko sinulla hetki aikaa. Vilkaiset nopeasti sähköpostia tai Teamsia. Jokainen näistä keskeytyksistä on pieni, mutta yhdessä niistä muodostuu koko työpäivän rakenne.
Keskeytysten todellista vaikutusta on itse vaikea arvioida. Aivot tarvitsevat kuitenkin aikaa syvälliseen työhön. Jokaisen keskeytyksen jälkeen voit joutua kokoamaan uudelleen, mitä olit tekemässä ja miten aioit jatkaa.
Kun keskeytyksiä tulee tunnin välein tai jopa useammin, syvää työrauhaa et saa koko päivänä. Kaiken tämän seurauksena työpäivä tuntuu kiireiseltä, mutta kovin paljon järkevää et ole saanut aikaan.
Työ voi valmistua, mutta suuremmalla ponnistelulla
Keskeytysten hinta ei aina näy tekemättä jääneenä työnä. Gloria Markin ja kollegoiden kokeessa keskeytetyt osallistujat suoriutuivat varsinaisesta tehtävästä nopeammin, kun keskeytyksiin kulunut aika vähennettiin. Samalla he kokivat enemmän stressiä, turhautumista ja aikapainetta. Tutkijat tulkitsivat heidän kiristävän työtahtiaan korvatakseen keskeytyksiä.
Keskeytykset kasaavat mikrostressiä, joka ei näy ulospäin mutta tuntuu sisällä.
Mikrostressi on näkymätöntä kuormitusta, joka kasvaa päivän aikana. Jokainen keskeytys lisää pientä, huomaamatonta stressiä. Mikro stressi ei näy ulospäin, mutta tuntuu sisälläsi. Se tekee työstä sirpaleista ja lisää kokemusta siitä, että olet koko ajan kiireinen.
Keskeytysten kumulatiivinen vaikutus työpäivään on suuri. Työ ei tunnu valmistuvan ja ajattelu jää pinnalliseksi. Päivä täyttyy reaktiivisesta tekemisestä. Illalla olo on uupunut, vaikka mitään “suurta” ei tapahtunut.
Mitä voit tehdä?
Yksi keino parantaa mahdollisuutta syvään työhön lähtee siitä, että yrittää tehdä keskeytyksistä näkyviä. Kokonaiskuvan saaminen niistä ja niiden vaikutuksesta on muuten vaikeaa.
Tarkkaile yhden päivän ajan, mikä vie sinut pois tehtävistä. Arvioi, kuinka moni keskeytyksistä ei ole “pakollinen”. Tunnista myös keskeytykset, jotka ovat rakenteellisia, esimerkiksi työympäristöstä johtuvia. Tunnista lisäksi keskeytykset, jotka ovat itse aiheutettuja (esim. ilmoitusten tarkistaminen).
Keskeytyksistä ei koskaan pääse täysin eroon, mutta niitä voi rajata. Et koskaan saa täydellistä rauhaa, mutta voit omilla toimillasi luoda päivälle paremman rytmin.
Tietoisesti voit vähentää omaehtoista ilmoitusten ja viestien lukemista ja rajata niille omat aikansa päivän mittaan. Tärkein keino on luoda päivään hetkiä, joissa keskeytyksiä ei ole lainkaan.
Varaa, työn ja työympäristön sallimissa rajoissa, viikon mittaan1-3 tunnin aikajaksoja, jolloin teet vain syvää keskittymistä vaativaa työtä. Tee lisäksi muille näkyväksi, milloin et ole tavoitettavissa.
Se sähköposti matkatarjouksesta olisi voinut odottaa. Lomamatka ei kadonnut minnekään puolessa tunnissa, mutta juttu olisi voinut edetä jo pitkälle.
Huomenna kannattaa laskea keskeytysten lisäksi, kuinka monta kertaa joudut aloittamaan saman työn uudelleen.
Tämä kirjoitus liittyy tekeillä olevaan kirjaani keskittymisestä. Kirjan keskeinen ajatus on, että parempi keskittyminen ei aina vaadi lisää ponnistelua. Usein olennaisempaa on vähentää huomiotamme kuormittavia asioita.