Suunnitteletko etukäteen, miten aiot käyttää päiväsi, mitä asioita aiot tehdä, milloin ja missä järjestyksessä, mitkä ovat tavoitteesi päivälle, mitä sinun pitäisi olla saavuttanut iltaan mennessä?

Kaikki henkilökohtaiseen tehokkuuden parantamisen oppaat suosittelevat tällaisten suunnitelmien tekemistä. Tavoite ilman suunnitelmaa on vain toive, totesi aikanaan kirjailija Antoine de Saint-Exupéry.

Samoin tehokkuuden ja tuottavuuden gurut painottavat myös viikon, kuukauden ja vuoden suunnittelua, itse asiassa koko elämääsi koskevaa suunnittelua.

On paljon ihmisiä, jotka yrittävät suunnitella kaikkea elämässään. Toisaalta on paljon myös ihmisiä, jotka elävät päivästä toiseen suunnittelematta mitään.

Mutta menestyksen salaisuuden katsotaan olevan, että päättää mitä haluaa ja sitten suunnittelee, milloin ja miten tekee sen. Menestymiseen tarvitaan vain hyvä suunnitelma.

 

Suunnittelun ongelmat

Ongelma on kuitenkin se, että tämä kaikki ei toimi. Suunnitelmat voivat kyllä olla perusteellisia ja hienosti laadittuja, mutta tekemisen kohdalla tulee vaikeuksia. Päivän päättyessä huomaat, että ei onnistunut, tuli kaikenlaisia muutoksia päivän ohjelmaan ja osa asioista jäi tekemättä. Rutiinityötä tekevät välttyvät kuitenkin yleensä suunnittelun ongelmilta.

Erilaiset keskeytykset päivittäisessä toiminnassa ovat tavanomaisia ja olosuhteiden muutokset ja yllättävät tapahtumat pidempiaikaisissa suunnitelmissa tekevät niistä kiinni pitämisestä mahdotonta.

Viikon golfmatkan Espanjaan ensi kuuksi voi suunnitella, mutta matkasuunnitelmia 5 vuoden päähän ei voi samalla tavalla tehdä. Ajattele vaikka jos olisit tehnyt yksityiskohtaisia matkasuunnitelmia seuraaville parille vuodelle syksyllä 2019?

Voit myös huomata, että pysyt kyllä suunnitelmassa, mutta se alkaakin tuntua rajoittuneelta ja stressaavalta eikä enää vastaa tarkoitustaan.

Silloin sinun on pakko luopua suunnitelman toteutuksesta.

Onko järkevää suunnitella elämään tiukasti? Ehkä parempi tapa olisikin mennä vain virran mukana ja tehdä se, mikä tuntuu oikealta kulloisellakin hetkellä.

Mutta todellisuudessa teemmekin juuri niin. Jos ei ole pakotettu toimimaan tiukasti jonkin suunnitelman mukaan (kuten tilanne valitettavasti voi olla joissain yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa), jokainen järkevä ihminen tekee sen, mikä on oikein juuri tuolla hetkellä eikä seuraa jääräpäisesti suunnitelmaa.

Ehkä kannattaisikin omaksua ajattelutapa, että suunnitelma on vain ajatus. Suunnittelu voidaan määritellä kyvyksi ajatella tulevaisuutta tai ennakoida henkisesti oikeaa tapaa suorittaa tehtävä tai saavuttaa tietty tavoite.

Meidän pitäisi ryhtyä ajattelemaan kuin kenraali ja presidentti Dwight D. Eisenhower: Taistelua valmisteltaessa olen aina huomannut, että suunnitelmat ovat hyödyttömiä, mutta suunnittelu on välttämätöntä.

 

Suunnittelun harhat

Suunnitteluun liittyy lisäksi eräitä kognitiivisia vinoumia eli ajatteluharhoja, joiden vaikutus jää usein huomioimatta ja jotka osaltaan johtavat suunnitelmien epäonnistumiseen.

Liiallisen itseluottamuksen harha tarkoittaa, että yliarvioimme säännöllisesti kykymme ja tietomme tehdä jotain. Jokainen meistähän on keskimääräistä parempi, esimerkiksi ajamaan autoa. Jos suunnittelet jotain, varaudu siihen, että epäedullisin vaihtoehto toteutuu.

Sattuma jätetään huomiotta. Talebin mukaan suunnitelmat epäonnistuvat syystä, jota hän kutsuu tunneloitumiseksi (tunnelinäkö). Se tarkoittaa, että suunnitelman itsensä ulkopuolella olevat epävarmuuden lähteet jätetään huomioimatta. Kaikella odottamattomalla on yksipuolinen, yleensä negatiivinen, vaikutus lopputulokseen.

 

Suunnitteluharha on Daniel Kahnemanin esiintuoma ajattelun vinouma. Se kuvaa suunnitelman ja todellisuuden välistä eroa.  Suunnittelu perustuu siihen, että kaikki menee hyvin, niin kuin on suunniteltu. Kyseessä on optimistinen vinoutuma. Näin tapahtuu, vaikka suunnittelijat tietävät, että vastaava projekti on menneisyydessä vienyt enemmän aikaa kuin oli suunniteltu. Tämä koskee myös suunnitelman kustannuksia ja saavutettavia hyötyjä (jotka aliarvioidaan).

 

Kaksi tapaa suunnitella matka

Jos olet lähdössä matkalle, vaikka vaellukselle Lappiin, sinulla on kaksi tapaa toteuttaa se. Ensinnäkin voit suunnitella vaelluksen yksityiskohtaisesti: tarkat päivämatkat, kohteet, aikataulu, jne.

Tai voit varata vaellukseen tietyn ajan, miettiä reittiä ja aikataulua vain pääpiirteissään ja jättää yksityiskohdat riippumaan vaelluksen aikana vallitsevasta säästä, kalansaaliista, fiiliksestä, jne.

Molemmilla tavoilla voi onnistua, mutta ensimmäisen noudattamisesta voi tulla matkan aikana stressiä, mikä ei ole vaelluksen tarkoitus. Jälkimmäinen vaihtoehto on joustavampi, mutta se edellyttää, että sinulla on riittävästi tietoa ja kokemusta vaelluksen vaatimuksista ja olosuhteista.

Suunnitelma on tai se voi olla vain tämänhetkinen ajatus siitä, miten aiot toimia. Suunnitelmasi ei voi kuitenkaan velvoittaa tulevaisuutta noudattamaan sitä.

Suunnitteluun kannattaisikin ehkä alkaa suhtautua tällä vähemmän sitovalla tavalla: toisaalta teet suunnitelmia, mutta toisaalta olet täysin valmis muuttamaan niitä olosuhteiden ja tapahtumien mukaan. Silloin suunnitelmat eivät yritä pakottaa tulevaisuutta noudattamaan niitä eivätkä stressaa sinua.

Onko vaarallista suunnitella liikaa? Kyllä, meidän kaikkien on suunniteltava, meillä on oltava suunnitelma, mutta elämä jatkuu suunnitelmistamme riippumatta, ja tiedämme liiankin hyvin, mitä tapahtuu niin monille hiirien ja ihmisten parhaiten laadituille suunnitelmille! Leslie W.P. Garland, The Golden Tup   

 

Hyvään alkuun suunnittelussa pääset lukemalla kirjan Menestymisen taito.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *