Keskittymisen parantamiseen on tarjolla paljon hyviä neuvoja. Priorisoi. Tee tärkeimmät asiat ensin. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Sulje sähköposti. Laita puhelin pois näkyvistä. Poista häiriöt.
Neuvot perustuvat usein tutkimuksiin, ja niissä on paljon järkeä. Ongelma vain on, että käytännössä monet ihmiset kokevat ne epärealistisiksi.
Kun asiasta keskustelee tietotyöläisten tai asiantuntijoiden kanssa, vastaukset ovat usein samanlaisia:
”Asiakkaat vaativat vastauksia heti.”
”Pomoni odottaa nopeaa reagointia.”
”Minulla on liikaa töitä.”
”Kaikki tehtävät ovat tärkeitä.”
”En voi vain sulkea sähköpostia päiväksi.”
Kritiikki on osittain aiheellista. Moni keskittymisohje kuulostaa siltä kuin työelämän ongelmat ratkeaisivat poistamalla kaikki häiriöt ja keskittymällä yhteen asiaan koko päivän ajan.
Todellisuus näyttää kuitenkin erilaiselta.
Kaikki tai ei mitään: väärinkäsitys, joka lamaannuttaa
Ehkä suurin väärinkäsitys liittyy siihen, että monet tulkitsevat keskittymis- ja yksinkertaistamisneuvot kaikki tai ei mitään -periaatteella.
- Jos en voi sulkea sähköpostia koko päiväksi, en tee mitään.
- Jos en voi keskittyä vain yhteen projektiin, en priorisoi mitään.
- Jos en voi poistaa kaikkia häiriöitä, en poista yhtään.
Tämä ajattelutapa tekee hyvistä neuvoista tehottomia. Ei siksi, että neuvot olisivat huonoja, vaan siksi, että rima nostetaan liian korkealle.
Juuri tässä kohtaa parhaat tuottavuusajattelijat tarjoavat yhden näkökulman, joka jää helposti varjoon ja huomioimatta.
Kolme ajattelijaa, yksi yhteinen nimittäjä
Esimerkiksi seuraavat kolme tunnettua tuottavuusasiantuntijaa tarjoaa ongelmaan kiinnostavan perustelun, eikä kukaan heistä vaadi täydellisyyttä.
David Allen ei väitä, että töitä pitäisi olla vähemmän. Hänen mukaansa ongelma on usein se, että yritämme pitää liian monta asiaa mielessämme samaan aikaan.
Ratkaisu ei ole työn vähentäminen vaan avoimien silmukoiden sulkeminen. Kirjoita tehtävät ylös, määritä seuraava konkreettinen askel ja siirrä muut asiat pois työmuistista.
Cal Newport puolestaan huomauttaa, että ongelma ei aina ole ihmisessä vaan työn rakenteissa. Jatkuva reagointi sähköposteihin, viesteihin ja kokouksiin ei välttämättä ole väistämätön osa työtä.
Vaikka yksittäinen työntekijä ei voi muuttaa koko organisaation käytäntöjä, hän voi rakentaa pieniä suojavyöhykkeitä omalle tärkeälle työlleen: tunnin kalenteriblokin, kokouksen kyseenalaistamisen tai sähköpostin tarkistamisen harvemmin.
Carl Pullein menee vielä pidemmälle. Hänen mukaansa täydellinen keskittyminen ei ole useimmille realistinen tavoite. Riittää, että tärkein työ saa hieman enemmän huomiota kuin ennen.
Näiden kolmen näkökulman yhteinen nimittäjä on kiinnostava.
Ei täydellisesti, vaan riittävästi
Kukaan heistä ei vaadi täydellisyyttä. He eivät puhu häiriöttömästä elämästä, täydellisestä ajanhallinnasta tai loputtomasta itsekurista.
He puhuvat kuorman ja häiriöiden vähentämisestä.
Tämä on myös yksinkertaistamisen ja keskittymisen ydin.
Yksinkertaistamisen tavoitteena ei ole poistaa kaikkea. Sen tavoitteena on poistaa riittävästi, jotta tärkeimmille asioille syntyy enemmän tilaa.
Ehkä juuri siksi parhaat neuvot eivät olekaan niitä, jotka lupaavat täydellisen keskittymisen.
Parhaita ovat ne, jotka auttavat tekemään työpäivästä hieman selkeämmän kuin eilen.
.
Suurin este keskittymiselle ei aina ole häiriö. Se voi olla usko siihen, että kaiken pitäisi muuttua kerralla.
.
Ajattelusta ja keskittymisestä menestymisen osatekijöinä voit lukea kattavammin kirjassa Menestymisen taito. Voit ostaa kirjan kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.