Jos haluat olla todella tehokas tai onnellinen, älä ajattele vain mitä lisätä elämääsi, vaan mitä ottaa pois.

Jotkut maailman menestyneimmistä yrittäjistä tekevät kaikkensa yksinkertaistaakseen elämänsä. Applen suuruuden luoja Steve Jobs oli tunnetuimpia yksinkertaisuuden puolesta puhujia. Hänen mukaansa yksinkertainen voi olla vaikeampaa kuin monimutkainen, mutta sen tavoittelu on kaiken vaivan arvoista, koska kun sen saavuttaa, pystyy siirtämään vuoria.

Kenties vastaus onnellisuuteen ja menestykseen ei olekaan, se että omistaa paljon tai on jatkuvasti muiden suosiossa. Ehkä se onkin vähentäminen, turhan hälyn välttäminen ja paluu perusasioihin.

Elämää ja toimintaa yksinkertaistamalla vähennät huolia ja stressiä. Pystyt keskittymään jäljelle jääneisiin oikeisiin asioihin.

Kun omistat vähemmän tavaroita, käytät aikaasi harvempiin asioihin ja tehtäviin sekä vältät kaikkea turhaa, se jättää sinulle enemmän aikaa tehdä jotain merkityksellistä ja enemmän vapautta valita sinulle tärkeitä asioita. Kun vähennät turhasta, se antaa mahdollisuuden osallistua tärkeisiin asioihin ja kehittyä enemmän.

Kun sinulla on enemmän aikaa ja vapautta, sinulla on vähemmän stressiä ja huolia. Koska sinulla on myös enemmän merkitystä elämässäsi, se vähentää tarvetta keskittyä elämässä toisarvoisiin ja turhiin asioihin. Näin enemmän on myös vähemmän.  Enemmän tai vähemmän.

 

Tehtävä- eli to do- lista

Tehtävä- eli to do- listalla on kaksi eri tarkoitusta. Se auttaa ensinnäkin meitä muistamaan, mitä pitää tehdä. Kun asiat laittaa paperille, niitä ei tarvitse keskittyä pitämään mielessään. Se vapauttaa muistikapasiteettia muihin asioihin ja antaa mielenrauhaa.

Toisaalta se tehostaa toimintaamme, kun sen avulla voimme asettaa tehtäviä tärkeysjärjestykseen ja keskittyä ensin tärkeimpiin asioihin. Lisäksi motivaatiomme kasvaa, kun toteamme saavamme tehtäviä suoritetuksi, vaikkapa ruksaamalla tai yliviivaamalla niitä.

Tehtävälistoilla on omat käyttäjänsä, kannattajansa ja vastustajansa. Niiden hyöty on kuitenkin yleisesti tiedostettu, vaikka ne eivät välttämättä sovikaan kaikille tai tuota apua toiminnan tehostamiseen.

 

Älä tee – lista, käänteinen to-do- lista

Tehtävälistojen vastustajatkin voisivat kokeilla täysin toisenlaista listaa, tehtävälistalle käänteistä älä tee – listaa, eli listaa asioista, jotka sinun kannattaisi vähentää elämästäsi.

Tehokkuuden suurimpia esteitä on se, että sinulla on liian paljon tehtäviä, etkä oikein pysty keskittymään mihinkään kunnolla. Ja tehtävissäsi on paljon asioita, joiden tärkeys ei ole kovin suuri.

Älä tee -lista onkin muistuttaja kaikista asioista, joita sinun ei pidä tehdä.

Tälle älä tee -listalle voi koota kaikki ne asiat, toiminnat ja tavat, joiden olet todennut vievän turhaan aikaasi ja energiaasi, vievän huomiotasi tai olevan epäterveellisiä. Ne ovat asioita, joiden tekemisen voisit lopettaa. Jo tällaisten asioiden pohtiminen ja kirjaaminen voi tuoda yllättäviä ahaa-elämyksiä ja kirkastaa asioiden tärkeysjärjestystä.

 

Mitä asioita älä tee – listalla voi olla

Älä tee -listallasi tulisi olla seuraavantapaisia asioita:

  1. Asioita, joille haluat sanoa ei, mutta jotenkin et pysty
  2. Kaikki, mitä pidät häiriötekijänä pysyäksesi tuottavana
  3. Kaikki tehtävät, joiden parista löydät itsesi säännöllisesti, mutta jotka voit poistaa, delegoida tai ulkoistaa
  4. Muiden ihmisten velvollisuudet
  5. Tehtävät, joilla on vähäinen vaikutus tuottavuuteesi (esimerkiksi pienet työt, jotka ovat aina suurempien tiellä)
  6. Kaikki tehtävät, jotka uuvuttavat sinut tunnepohjaisesti
  7. Huonot tavat, joista haluat päästä eroon
  8. Asioita, joita ei yksinkertaisesti tarvitse tehdä
  9. Asiat, jotka eivät ole hallinnassasi

Ja tietysti kaikki muu, mitä haluat systemaattisesti eliminoida saadaksesi tilaa tärkeämmille tehtäville tai vaikka vain lisää vapaa-aikaa.

Listan voi tehdä yhteiseksi sekä työhön liittyville että sen ulkopuolisille asioille elämässäsi, tai kummallekin omansa.

Esimerkiksi menestyskirjailija Daniel Pinkin älä tee  – lista on

 

Toinen tunnettu kirjailija, yrittäjä ja luennoija Tim Ferriss on ehdottanut kaikkien älä tee – listaan seuraavia asioita

  1. Älä vastaa puheluihin tuntemattomista puhelinnumeroista
  2. Älä lähetä sähköpostia aamulla ensimmäisenä tai viimeisenä illalla
  3. Älä suostu kokouksiin tai puheluihin ilman selkeää esityslistaa tai päättymisaikaa
  4. Älä anna ihmisten lörpötellä ja viedä aikaasi
  5. Älä tarkista sähköpostia jatkuvasti – kokoa ne eriin ja tarkista vain määrättyinä aikoina
  6. Älä kommunikoi liikaa vähätuottoisten ja paljon ylläpitoa vaativien asiakkaiden kanssa
  7. Älä ylikuormita itseäsi – priorisoi
  8. Älä kanna älypuhelinta 24/7
  9. Älä odota työn täyttävän tilaa, johon kuuluvat muuhun kuin työhön liittyvät suhteet ja toiminnot

 

Listalle voi ottaa asioita niin paljon kuin niitä löydät, mutta tehokkainta on rajoittaa se korkeintaan 10–20 asiaan. Ne on vielä mahdollista muistaa ja ottaa toiminnassaan huomioon.

Paras tulos saavutetaan kuitenkin myös tässä asiassa keskittymällä ensin tärkeimpiin asioihin, priorisoida, jolloin listalla on sopivaa olla 3–5 asiaa.

 

Älä tee – lista on tehokas

Älä tee -listat ovat usein tehokkaampia kuin tehtäväluettelot suorituskyvyn parantamisessa. Syy on yksinkertainen: se, mitä et tee, määrittää sen, mitä voit tehdä.

Älä tee -lista on kätevä työkalu, jonka avulla voit keskittyä paremmin elämäsi ja urasi keskeisiin asioihin.

Tehtävälista eli to-do lista on yleensä tarkoitettu yhden päivän tehtävien esilletuomiseen ja toteuttamiseen. Älä tee – lista, eli käänteinen to-do lista on taas pitkäaikaista toimintasi muuttamista varten, se voi tai kannattaa pitää esillä pidempään, vaikkapa vuoden ajan. Listan voi tarkistaa myös useammin, esimerkiksi neljännesvuosittain, jos tuntee saavuttaneensa tuloksia.

Esimerkiksi Daniel Pink päivittää listansa vuosittain ja pitää sitä työpöytänsä yläpuolella, jolloin se on koko ajan nähtävillä.

Sen jälkeen voi tarkistaa, miten on sen hyödyntämisessä onnistunut, mitkä asiat, tavat tai toiminnat ovat jo pysyvästi jääneet pois ja mitä pitää vielä harjoitella. Poisjääneiden tilalle voi sitten kirjata uusia haitallisia käytäntöjä tai tapoja.

Älä tee -listan perusajatus on, että se helpottaa taistelua itsekurin kanssa. Lista auttaa sinua poistamaan elämästäsi vähäarvoisia tehtäviä ja huonoja tapoja. Sanot vain ei, koska et saa tehdä asioita, jotka ovat älä tee-listallasi.

Jos olet pettynyt tehtävälistoilla saamiisi tuloksiin, kokeile älä tee – listaa.

Jos joku antaa minulle tehtävälistan, sanon: ”Kiitos, tämä on hieno.” Jokaisella pitää olla asioita, joita heittää roskakoriin. Karl Lagerfeld

 

Tehtävälistojen, tapojen ja keskittymisen merkityksestä menestymisessä voit lukea kattavammin kirjassa Menestymisen taito.  Voit ostaa kirjan kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.

 

 

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.