Haluatko olla tyytyväinen työssäsi tai harrastuksissasi? Haluatko saada jotain aikaan lyhyemmässä ajassa? Haluatko parempia tuloksia?

Kun aloitat jotain, jonkun työn tai harrastuksen tekemisen, raportin tai artikkelin kirjoittamisen, taulun maalaamisen, mitä tahansa keskittymistä ja ajattelua vaativaa, kannattaa huolehtia etukäteen, että edellytykset hyvälle suoritukselle ja tuloksille ovat olemassa.

Hyvät tulokset perustuvat useimmiten tilanteeseen ja olosuhteisiin, jossa tietosi ja taitosi pääsevät esiin parhaalla mahdollisella tavalla. Tällaisessa tilanteessa on kysymys siitä, että pystyt keskittymään ainoastaan työhösi ja uppoudut siihen syvällisesti.

Kahdenlaista työtä

Kaikki työt voidaan jakaa kahteen eri tyyppiin: syvä työ ja pinnallinen työ.

Käsitteen syvä työ kirjallaan esiin tuonut Cal Newport on määritellyt sen häiriöttömäksi keskittymiseksi tiedollisesti (kognitiivisesti) vaativaan työhön. Syvä työ on se osa työtä, jolla luodaan lisäarvoa ja joka tuo valtaosan tuloksista.

Voidaan sanoa, että työssä ja myös osassa harrastuksia pätee tunnettu 80/20-sääntö. 80 prosenttia työn tuloksista syntyy 20 prosentissa ajankäytöstä tai ponnistuksista, eli aikana, jolloin olet pystynyt keskittymään työhösi täysillä.

Pinnallinen työ on taas toisenlaista perustyötä, joka ei vaadi paljoa keskittymistä ja taitoja. Pinnallista työtä on esimerkiksi sähköpostien läpikäynti ja niihin vastaaminen, turhat kokoukset, erilaiset paperityöt ja monet muut rutiininomaisesti tehtävät työt. Ne eivät luo paljon lisäarvoa.

Syvää työtä voi tutkimusten mukaan tehdä päivässä korkeintaan neljä tuntia ja yhtäjaksoisesti 1–2 tuntia. Tämä riippuu kuitenkin henkilön kokemuksesta tehdä syvää työtä ja myös persoonallisuuspiirteistä. Pidempiaikaisen syvän työn tekee vaikeaksi tai jopa mahdottomaksi keskittymisen vaatima ihmisen aivojen suuri energiatarve, mitä syvä työ erityisesti lisää.

Syvän työn ajaksi on luotava häiriöttömät olosuhteet, koska mikä tahansa häiriötekijä voi tuhota keskittymisen.

Syvä työ ja flow-tila

Syvä työ on lähellä käsitettä flow, jonka on tuonut esiin psykologi Mihaly Csikszentmihalyi. Omassa kirjassaan Newport viittaa Mihaly Csikszentmihalyin kirjaan Flow. Hän sanoo: ”Syvä työ on toimintaa, joka sopii hyvin flow-tilan luomiseen”.

Flow (optimaalinen kokemus, virtauskokemus) on tila, jossa tunnet hallitsevasi sen mitä teet, suoritat tehtäväsi tehokkaasti ja olet parhaimmillasi.  Flow-tilan kokeneet tietävät sen aikaansaaman mahtavan tunteen: kaikki tuntuu sujuvan kuin itsestään.

Jos pystyisimme toimimaan koko ajan flow-tilassa, tehokkuutemme ja tuloksemme moninkertaistuisivat. Flow-tilan vaikutukset suorituskykyyn ovat hämmästyttäviä. Csikszentmihalyi on tutkimuksissaan todennut ihmisten olevan onnellisimmillaan juuri tällaisina flow-tilaksi kutsuttuina hetkinä elämässään. Hän havaitsi myös, että rahan ja onnellisuuden välillä ei ollut korrelaatiota. Sen sijaan ihmisaivot ovat onnellisimmillaan, kun ne osallistuvat merkityksellisen tavoitteen saavuttamiseen.

Flow-tilan voi kokea lähes minkä tahansa asian parissa: kirjoittaessa, neuloessa, juostessa ja joogatessa. On jopa sanottu, että siihen voi päästä tiskatessakin.

Flow ja syvä työ kulkevat käsi kädessä. Kun syvällä työlle on luotu hyvät puitteet, se todennäköisesti tuottaa myös jonkin asteista flow’ta.

 Syvän työn edellytykset ovat käytännössä lähes identtiset flow-tilan edellytysten kanssa.

Syvään työhön ja flow-tilaan voi päästä sattumaltakin, kun olosuhteet ovat suotuisat, mutta parhaiten se onnistuu tekemällä riittäviä valmisteluja. Useimmiten flow-tilaan ja syvään työhön pääseminen ei ole jotain, joka vain tapahtuu vahingossa.

Sellaiseen tilaan pääseminen vaatii aktiivisia toimia, joilla voi ennakoivasti pyrkiä siihen.  Sinun täytyy vain tietää, millä keinoilla se onnistuu.

Syvän työn aloittamiseen valmistautuminen

Jos tavoitteesi on keskittyä esimerkiksi 2 tuntia vaikean raportin laatimiseen, voit valmistautua siihen hyvin tai huonosti. Huonosti valmistautuminen on kuitenkin syvän työn luonteesta johtuen itse asiassa sama, kuin et olisi valmistautunut lainkaan. Eli se ei ole vaihtoehto, jos haluat todella saada jotain merkityksellistä aikaan. Sinun kannattaa valmistautua mahdollisimman hyvin. Syvä työ vaatii suunnittelua ja ajan varaamista sille.

1. Oikea tavoitetaso

 Oikea tavoitetaso tarkoittaa, että tehtävässä vallitsee tasapaino oman tieto- ja taitotasosi ja tehtävän vaativuuden välillä. Jos tehtävä on liian helppo, se turhauttaa, mielesi alkaa harhailla eikä tehtävä motivoi.

Jos taas tehtävä on liian vaikea osaamiseesi nähden, joudut ponnistelemaan liikaa, se ahdistaa etkä tavoita oikeaa henkistä (ja flow-) tilaa. Sinun on myös vaikeaa saada itsellesi palautetta edistymisaskelista, mikä on tärkeää motivaation kannalta.

2. Tavoite ja tehtävä on selkeästi määritelty

Tavoitteen pitää olla kirkas. Tehtävän määrittelyllä (miksi, mitä, miten ja milloin) voit vaikuttaa paitsi sen vaatimustasoon, myös siihen ettei sinun tarvitse kesken työn lähteä pohtimaan tehtävän sisältöä. Sellaiset hetket voivat viedä työskentelyn harhapoluille ja vähentää keskittymistä itse tekemiseen.

Valitse yksi tietty tehtävä, jota aiot käsitellä. Se voi olla blogikirjoituksen kirjoittaminen, jonkun uuden soittokuvion oppiminen tai toimintasuunnitelman laatiminen. Tee itsellesi täysin selväksi, mitä aiot tehdä. Jos tarpeen, määrittele myös se taso ja/tai määrä, mihin pyrit.

Selkeä tavoite vähentää myös mahdollisuutta vitkutteluun työn alussa tai jossain sen vaiheessa.

3. Häiriötekijöiden minimointi

 On todettu, että yhden häiriön vaikutus kesken syvän työn, esimerkiksi puhelimeen vastaaminen, kestää 25 minuuttia puhelun päättymisen jälkeen. Vasta sen jälkeen saavutat saman keskittymisen tason kuin ennen häiriötä.

Minimalistinen työympäristö suosii syvää työtä. Poista tilastasi kaikki, mikä ei auta sinua aloittamaan ja tekemään työtä. Pidä työpöydällä (tai huoneessa) vain välttämättömät ja työskentelyn kannalta olennaiset välineet. Sulje ja piilota puhelin, kytke tietokoneesta pois kaikki sovellukset, joita et tarvitse.

 Poista ylimääräiset ärsykkeet (myös visuaaliset ja äänet) niin pitkälle kuin mahdollista. Jo puhelimen näkeminen voi viedä ajatuksesi pois tehtävästä. Kaiken tarvitsemasi pitäisi olla helposti saatavilla, se vähentää kitkaa työn aloittamiseen.

Jos arvioit, ettei normaali työympäristösi luo edellytyksiä syvään työhön, yritä löytää joku rauhallisempi paikka.

Ulkoisten häiriötekijöiden poistamisen lisäksi sinun on myös poistettava sisäiset häiriötekijät, jos haluat päästä oikeaan tilaan. Kun koet stressiä tai sinulla on liikaa asioita mielessäsi, on erittäin vaikeaa pitää mielesi keskittyneenä käsillä olevaan tehtävääsi ja siksi on mahdotonta saavuttaa flow-tilaa.

Oikea mielentilan saavuttamiseksi voi suositella päivittäistä meditaatiota tai mindfulnessia. Myös hengitysharjoitukset tuottavat tuloksia. Nämä kaikki auttavat sinua tyhjentämään mielesi, rajoittamaan mielen vaeltamista ja hallitsemaan ajatuksiasi paremmin.

4. Henkinen ja fyysinen valmiustila

Tärkeille, syvää työtä vaativille tehtäville kannattaa valita aika, jolloin olet henkisesti ja fyysisesti vahvimmillasi. Yleensä se on aamulla tai aamupäivällä, mutta se voi olla myös muina aikoina.

Syvään työhön pääseminen on vaikeaa, jos energia on vähissä. Sinulla on oltava tahdonvoimaa keskittyä vain yhteen asiaan. Tahdonvoiman käyttäminen ja keskittyminen kuluttavat energiaa, joten sinun on tehtävä se silloin, kun mielesi on terävä ja energinen.

Toinen vaihtoehto on yrittää päästä syvään työhön kiinni riittävän pitkän tauon jälkeen. Meditaatio, syvään hengitys ja mindfulness auttavat myös oikean mielentilan saavuttamiseen. Huolehdi myös riittävästä energiapitoisesta ruuasta ja juomisesta.

Flow-tilaan pääsemisen helpottamiseksi on suositeltu myös eräitä muita aktiivisuutta ylläpitäviä asioita, kuten sopivan musiikin kuuntelua, virkeystilan kohottamista kahvilla ja riittävää veden juomista aivojen toimintakyvyn ylläpitämiseksi.

Valmiustilan ylläpitämiseksi on myös tärkeää pitää taukoja työstä, vaikka ne katkaisevatkin välillä yhtäjaksoisen syvän työn. Taukojen tarve on kuitenkin yksilökohtainen. Monien suosima menettely on ns. Pomodoro-tekniikka. Siinä teet työtä ja keskityt yhteen asiaan 25 minuutin ajan. Sitten pidät viiden minuutin tauon ja jatkat taas työtä 25 minuuttia. Neljän työjakson jälkeen voi pitää pidemmän, 15–30 minuutin tauon.

5. Aloitusrituaalin luominen

Syvään työhön ja sitä kautta myös flow-tilaan siirtymisessä auttaa sille luodun rituaalin käyttäminen. Rituaalin tarkoitus on ilmoittaa aivoille, että nyt siirryn edellisestä tehtävästä uuteen: Olen lopettanut tämän tehtävän toistaiseksi ja nyt on aika keskittyä seuraavaan. Kysymyksessä on ikään kuin liipaisin tai vihje aivoille tulevasta. Kun toistamme rituaalin, joka liittyy tiettyyn tehtävään, se kertoo meille, että olemme kurinalaisia, motivoituneita ja keskittyneitä.

Aloitusrituaali sinänsä voi olla lähes mitä tahansa, joku pieni toimenpide, kuppi espressoa, pari etunojapunnerrusta, lyhyt kävelylenkki, muutama syvään hengitys, sopiva musiikki soimaan, jos se auttaa sinua.  Itse toiminnalla ei ole niin väliä kuin sillä, mitä se symboloi sinulle – että olet valmis siirtymään seuraavaan tehtävään ja haluat tehdä sen syvällisesti.

Esimerkiksi kirjailija Stephen King luo saman työympäristön joka aamu ennen kuin hän alkaa siirtää itsensä oikeaan mielentilaan:  

”On tiettyjä asioita, joita teen, jos istun kirjoittamaan. Minulla on lasi vettä tai kuppi teetä. Istun alas tiettyyn aikaan 8:00 – 8:30, jossakin tuon puolen tunnin sisällä joka aamu. Minulla on vitamiinipillerini ja musiikkini, istun samalla paikalla, ja paperit on järjestetty samoihin paikkoihin. Näiden asioiden kumulatiivinen tarkoitus joka päivä näyttää olevan tapa sanoa mielelle, että pian alat unelmoida”.

Nyt olet valmis aloittamaan

Syvä työhön ja flow-tilaan pääseminen ovat suuressa määrin yksilökohtaisia, tilanteesta ja olosuhteista riippuvia asioita. Monelle riittää syvään työhön pääsemiseksi vain häiriötön ympäristö, heidän keskittymiskykynsä riittää peittämään monien haittatekijöiden vaikutukset. Toisilta se vaatii kaikkia edellä esitettyjä vaatimuksia ja olosuhteita onnistuakseen.

Mutta tässäkin asiassa harjoitus tekee mestarin. Kokeilemalla ja oppimalla, aloittamalla lyhyillä syvän työn kestotavoitteilla, voit vähitellen päästä tilanteeseen, jossa valtaosa tekemästäsi toteutuu syvän työn avulla.

Vähemmän henkistä sotkua tarkoittaa enemmän henkisiä resursseja syvälliseen ajatteluun. Cal Newport

Keskittymisestä ja flow-tilasta menestymisen osatekijöinä voit lukea kattavammin kirjassa Menestymisen taito.  Voit ostaa kirjan kaikista tunnetuimmista verkkokirjakaupoista, esimerkiksi tästä.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.